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Inizia qui se vuoi orientarti nel mondo di Excel senza sentirti sopraffatto. Imparerai a usare il foglio di calcolo, le tabelle e le formule con esempi chiari. Trasformeremo dati sparsi in informazioni utili, passo dopo passo.
Vuoi partire bene con Excel? In questa guida pratica impari a organizzare le celle, usare funzioni per somme e conteggi, raggruppare e riepilogare i dati e lavorare più veloce. Esempi concreti, trucchi mirati e passaggi essenziali ti aiutano a trasformare elenchi grezzi in report chiari.
Come funzionano le celle e i riferimenti?
Ogni foglio è una griglia di colonne (lettere) e righe (numeri). Capire come le celle si identificano e come puntarle nelle formule è la base per evitare errori e duplicazioni.
I riferimenti relativi cambiano quando copi una formula, adattandosi alla posizione. I riferimenti assoluti, invece, restano fissi: usa il simbolo $ (es. $B$2) per bloccare colonna e riga.
Un mix flessibile è il riferimento misto: $B2 oppure B$2. È utile quando vuoi ancorare solo la colonna o solo la riga durante il riempimento della formula.
Riferimenti relativi e assoluti
Prova a inserire in C2 la formula =A2*B2, poi trascinala verso il basso: vedrai i riferimenti muoversi riga per riga. Se devi moltiplicare sempre per un tasso fisso in E1, usa $E$1 per mantenerlo stabile.
Intervalli denominati
Assegna un nome a un intervallo (per esempio Prezzi) e usalo in formula: =SOMMA(Prezzi). I nomi migliorano la leggibilità, riducono gli errori e rendono la manutenzione più chiara, soprattutto nei fogli condivisi.
In Excel, ogni formula inizia con un segno uguale (=) e può combinare funzioni, riferimenti e operatori seguendo la precedenza.
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A formula in Excel always starts with an equal sign (=) and can include functions, references, and operators that follow precedence rules.
Quali funzioni base usare per somme e conteggi?
Le funzioni sono scorciatoie pronte per i calcoli: ti evitano di riscrivere formule complesse. Con poche funzioni puoi sommare, contare, calcolare medie e gestire condizioni semplici.
- SOMMA: somma un intervallo continuo, per esempio =SOMMA(B2:B10). È la prima funzione da padroneggiare per totali, subtotali e bilanci. Combinala con riferimenti fissi per consolidare report.
- SOMMA.SE: somma solo i valori che rispettano un criterio, come =SOMMA.SE(A:A;"Alimentari";B:B). Utile per filtrare rapidamente per categoria. Perfetta per budget e spese ricorrenti.
- CONTA: conta quante celle contengono numeri. È pratica per verificare la numerosità di un campione o il volume di dati caricati. Puoi affiancarla a MEDIA per analisi più robuste.
- CONTA.SE: conta le occorrenze che rispettano un criterio, ad esempio un prodotto o uno stato. È l’equivalente di SOMMA.SE ma per il conteggio, ideale per KPI semplici.
- MEDIA: calcola il valore medio. Per evitare distorsioni usa anche MEDIANA quando hai valori anomali. Incrocia MEDIA con CONTA per analizzare la completezza dei dati.
- MIN/MAX: individuano i valori estremo minimo e massimo. Ottimi per controlli di qualità o per evidenziare record fuori soglia. Insieme a SE possono generare avvisi automatici.
- SOMMA.PIÙ.SE: applica criteri multipli (data, area, categoria). È preziosa quando i filtri da applicare sono almeno due. Riduce la necessità di costruire formule nidificate.
Quando serve logica, la funzione SE permette diramazioni del tipo “se la condizione è vera fai X, altrimenti fai Y”. Per esempio: =SE(B2>=100; "Bonus"; "No"). Inizia con casi semplici, poi combina SE con CONTA.SE o SOMMA.SE per report dinamici.
Passaggi essenziali
- Apri Excel e crea un nuovo foglio.
- Imposta intestazioni chiare nelle prime righe.
- Inserisci dati puliti: un record per riga.
- Usa SOMMA e MEDIA per i primi calcoli.
- Blocca riquadri per fissare le intestazioni.
- Trasforma l'area in Tabella per analisi rapide.
Come raggruppare dati e creare riepiloghi?
Quando i dati crescono, conviene organizzare la struttura e generare sintesi che mettano in evidenza ciò che conta. Due strade efficaci sono i Subtotali con struttura e le tabelle pivot.
Subtotali e struttura
Ordina i dati per categoria, poi applica Subtotali. Con la struttura puoi espandere o comprimere blocchi per concentrarti sui totali o sui dettagli. È veloce e senza formule complesse, ideale per documenti condivisi.
Uso di una tabella pivot
Se vuoi esplorare rapidamente, crea una tabella pivot partendo da un elenco pulito: trascina i campi tra Righe, Colonne, Valori e Filtri per ottenere viste diverse senza duplicare i dati.
Le tabelle di Excel si espandono automaticamente includendo nuove righe nelle formule di colonna, semplificando l’aggiornamento dei report.
Come scorrere e lavorare più velocemente?
La velocità nasce da abitudini e piccole impostazioni ben scelte. Ecco alcuni accorgimenti per navigare, selezionare e calcolare riducendo gli sprechi di tempo.
Usa Blocca riquadri per fissare intestazioni quando scorri. Mantieni in vista le etichette, evita errori di riga e conserva il contesto mentre analizzi aree ampie.
Con Vai a (Ctrl+G) salti a intervalli e nomi; con Trova e sostituisci ripulisci velocemente dati sporchi. Le scorciatoie da tastiera riducono clic ripetitivi e aumentano la produttività.
Sfrutta Riempimento rapido per estrarre o comporre testi ricorrenti, e applica Formato come Tabella per filtri e stili coerenti. Così riduci errori e prepari i dati ad analisi successive.
Esempi pratici: dal dato al report
Mettiamo insieme i pezzi con due mini-progetti: un budget mensile e un riepilogo vendite. Li puoi replicare subito con un piccolo set di dati d’esempio.
Budget mensile
Immagina un foglio con entrate e uscite divise per categoria. L’obiettivo è calcolare il saldo e visualizzare scostamenti, evidenziando priorità e margini.
- Progetta le intestazioni: Data, Categoria, Descrizione, Importo, Tipo (Entrata/Uscita). Un layout chiaro rende i calcoli immediati e le selezioni più sicure.
- Inserisci i movimenti e verifica gli importi con formati coerenti. Evita celle unite e righe vuote che spezzano gli intervalli.
- Crea il totale degli importi con SOMMA. Se vuoi sommare solo le uscite, usa SOMMA.SE filtrando per Tipo. Così separi spese e ricavi in modo trasparente.
- Aggiungi una colonna Scostamento (Budget – Speso). Con la funzione SE puoi colorare o etichettare risultati fuori soglia.
- Trasforma l’area in Tabella per filtrare e ordinare. A quel punto una tabella pivot ti consente di vedere totali per mese e categoria in pochi secondi.
Elenco vendite → riepilogo
Hai un elenco di transazioni con Data, Prodotto, Area e Importo. Vogliamo ottenere il totale mensile per area e individuare i prodotti top, pronti per un report sintetico.
- Pulisci l’elenco: una riga per transazione, colonne senza celle unite, formati coerenti. I dati puliti sono la base di riepiloghi affidabili.
- Calcola totali con SOMMA.PIÙ.SE per Area e mese. Eviterai formule lunghe e nidificate quando i criteri crescono.
- Crea una tabella pivot dall’intervallo (o dalla Tabella). Trascina Area su Righe, Mese su Colonne e Importo su Valori per un prospetto immediato.
- Aggiungi un filtro per Prodotto per analizzare singole linee. Puoi duplicare la pivot per mostrare dettagli diversi mantenendo lo stesso insieme di dati.
- Applica formattazione condizionale per evidenziare i valori alti. Il colpo d’occhio accelera la lettura e aiuta le decisioni.
Domande frequenti
Come si blocca la prima riga o colonna?
Vai su Visualizza e scegli Blocca riquadri. Per bloccare solo la riga superiore o la prima colonna, usa le voci dedicate del menu. Così le intestazioni restano visibili mentre scorri tabelle lunghe.
Che differenza c’è tra CONTA e CONTA.VALORI?
CONTA considera solo le celle con numeri; CONTA.VALORI conta qualsiasi cella non vuota, inclusi testi e date. Usa la prima per misure numeriche e la seconda per verificare la completezza dei dati.
Quando usare SOMMA.SE invece di SOMMA.PIÙ.SE?
SOMMA.SE applica un solo criterio (per esempio categoria). Se devi filtrare con più condizioni contemporaneamente, passa a SOMMA.PIÙ.SE. Così mantieni formule più semplici e facili da controllare.
Perché la mia formula restituisce #VALORE!?
Di solito succede quando combini testi con numeri o riferimenti non coerenti. Controlla i separatori decimali, i formati di cella e gli intervalli. Se serve, usa VALORE o TESTO per convertire prima del calcolo.
Come trasformo un elenco in Tabella?
Seleziona l’intervallo e scegli Inserisci > Tabella. Conferma “Tabella con intestazioni” se hai la prima riga compilata. Otterrai filtri, stili coerenti e formule di colonna che si estendono automaticamente.
Qual è la scorciatoia per copiare formule in basso?
Seleziona la cella con la formula e premi Ctrl+D per riempire verso il basso (o trascina il quadratino di riempimento). Con doppio clic sul quadratino, la formula scende fino all’ultima riga adiacente compilata.
Riepilogo in poche righe
- Imposta dati puliti: un record per riga.
- Comprendi riferimenti relativi, misti e assoluti.
- Applica funzioni base: SOMMA, CONTA, MEDIA e SE.
- Usa Tabelle e tabelle pivot per riepiloghi dinamici.
- Accelera con Blocca riquadri e scorciatoie.
Imparare Excel è una competenza progressiva: parti da celle e riferimenti, consolida con funzioni e cura la qualità dei dati. Poi costruisci riepiloghi chiari con Tabelle e tabelle pivot, facendo attenzione alla leggibilità dei risultati e alla ripetibilità dei passaggi.
Il modo migliore per crescere è fare pratica su casi concreti e ripetere gli stessi step su nuovi dati. Crea modelli semplici e rendili processi ripetibili: vedrai aumentare la velocità, ridursi gli errori e migliorare la chiarezza dei report.