Nella vita quotidiana, l’identificazione serve a verificare chi è una persona, online e di persona, attraverso documenti, credenziali o controlli. Comprendere differenze tra verifica dell’identità, riconoscimento e accertamenti documentali aiuta a operare con rigore. Questa guida sintetizza concetti chiave, basi giuridiche e buone pratiche per gestire i dati in modo proporzionato e chiaro.

Panoramica non vincolante: quando chiedere l’identità, quali dati raccogliere, per quanto conservarli e come spiegare finalità e tutele. Focus su principi del GDPR, uso di SPID/CIE ed esempi pratici, con indicazioni operative per minimizzare rischi e favorire trasparenza.

Quali leggi regolano l’identificazione in Italia?

In Italia, la verifica dell’identità si fonda sul Regolamento (UE) 2016/679 e sul Codice Privacy nazionale. Il Regolamento eIDAS definisce un quadro comune per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari nell’UE.

Che ruolo hanno SPID e CIE?

SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e CIE (Carta d’Identità Elettronica) sono strumenti di identificazione elettronica riconosciuti per l’accesso ai servizi digitali. Le regole operative e gli schemi tecnici sono emanati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che definisce livelli di garanzia e modalità di rilascio. In contesti pubblici, SPID e CIE consentono verifiche standardizzate; in ambito privato, l’adozione dipende da finalità e base giuridica.

Quando è lecito chiedere l’identificazione?

È lecito quando esiste una base giuridica chiara (ad esempio, obbligo di legge, esecuzione di un contratto, interesse legittimo bilanciato) e il trattamento è proporzionato allo scopo. Chiedere un documento “per prassi” senza necessità concreta rischia di violare i principi di minimizzazione e correttezza.

Posso chiedere un documento a un cliente?

Sì, se serve per erogare un servizio, prevenire frodi o adempiere a un obbligo normativo. Occorre comunicare la finalità, indicare i dati richiesti e adottare misure per ridurne la diffusione. La necessità va sempre verificata caso per caso.

È lecito ricorrere a dati biometrici?

I dati biometrici sono particolari e, di regola, richiedono cautele rafforzate e una specifica base giuridica. Evita soluzioni intrusivamente sproporzionate se esistono alternative meno invasive (per esempio, controllo visivo del documento) coerenti con lo scopo dichiarato.

Quali dati raccogliere e quanto conservarli?

Raccogli solo ciò che serve allo scopo dichiarato e per il tempo strettamente necessario. La trasparenza è essenziale: spiega quali dati prendi, perché, per quanto e con quali tutele tecniche e organizzative.

  • Identità anagrafica: nome, cognome e, quando indispensabile, data e luogo di nascita. Evita campi “di comodo” non usati nello specifico processo.
  • Numero e tipo di documento: annotali solo se indispensabili alla verifica; non archiviare l’intero documento se basta il controllo a vista registrando l’avvenuto riscontro.
  • Controllo visivo: confronta fotografia e dati del documento con la persona presente. Se la verifica basta, evita di scattare foto o trattenere copie.
  • Copia del documento: acquisiscila solo quando un obbligo o un rischio documentato lo richiedono; valuta il mascheramento di campi non pertinenti (per esempio, numero di figli o firma).
  • Contesto digitale: per accessi online, considera SPID/CIE o soluzioni che attestino l’identità senza esportare dati superflui. Riduci i log ai soli eventi necessari.
  • Dati di contatto: raccogli email/telefono se servono a comunicazioni sul servizio. Evita l’uso per marketing senza una base distinta e informativa separata.
  • Minori: verifica l’età solo quando necessario. Per trattamenti che li riguardano, prevedi procedure dedicate, linguaggio chiaro e responsabilità dei genitori/tutori.
  • Tempi di conservazione: definisci scadenze proporzionate allo scopo; trascorso il periodo, cancella o anonimizza in modo verificabile e documentato.

Queste scelte attuano il principio di minimizzazione, che limita i dati a ciò che è adeguato, pertinente e necessario rispetto alle finalità.

I dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.

Unione europea — Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), 2016.

Per quanto tempo posso conservare la copia?

Solo finché è davvero necessaria per lo scopo originario o per adempiere a obblighi connessi; poi, elimina o anonimizza. Definisci tempi chiari in informativa e applica cancellazioni periodiche verificabili.

Cosa fare e evitare

  • Chiedi solo i dati necessari.
  • Spiega la base giuridica in modo chiaro.
  • Verifica i documenti senza trattenerne copie inutili.
  • Proteggi le immagini e offusca dati non pertinenti.
  • Definisci tempi di conservazione proporzionati.
  • Non usare dati per scopi ulteriori senza consenso.
  • Forma il personale su procedure e privacy.

FAQ sull’identificazione

Chiarimenti sintetici su dubbi ricorrenti: differenze concettuali, copie dei documenti, uso di strumenti digitali e trattamenti in casi particolari.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra identificazione e autenticazione?

L’identificazione stabilisce chi è una persona; l’autenticazione prova che chi accede è davvero quella persona (per esempio, tramite password o OTP). Possono coesistere, ma hanno scopi distinti.

È obbligatorio conservare la copia del documento?

No, salvo specifici obblighi o rischi documentati. Se basta il controllo a vista, preferiscilo e limita la registrazione all’esito della verifica.

Posso inviare via email una foto del documento?

Meglio evitarlo: la posta può non essere adeguata. Se necessario, usa canali protetti e invia solo ciò che serve, offuscando i campi non pertinenti.

Quando serve il consenso per l’identificazione?

Il consenso è richiesto se la base giuridica non è altra (per esempio, legge o contratto) e la persona deve poterlo revocare senza effetti sproporzionati sul servizio.

SPID o CIE sono sempre sufficienti?

Sono strumenti solidi per accessi online e molte procedure. La loro sufficienza dipende dal caso d’uso e dai livelli di garanzia richiesti dal processo.

Come gestire l’identificazione dei minori?

Prevedi linguaggio chiaro, processi dedicati e coinvolgimento dei genitori/tutori quando richiesto. Raccogli solo le informazioni strettamente necessarie allo scopo.

In sintesi operativa

  • L’identificazione richiede una base giuridica esplicita.
  • Raccogli solo i dati strettamente necessari.
  • Evita copie di documenti non indispensabili.
  • Definisci e rispetta tempi di conservazione chiari.
  • Comunica in modo trasparente finalità e tutele.

Gestire l’identità in modo responsabile tutela le persone e rende i processi più solidi. Applica i principi in modo coerente: necessità dei dati, minima intrusività, tempi di conservazione proporzionati e verificabili. Evita soluzioni complesse quando alternative semplici raggiungono lo stesso scopo.

Se il contesto è delicato o normato, valuta linee guida ufficiali e confronta le opzioni con chi governa i processi interni. Una comunicazione chiara sulle finalità e sulle tutele rafforza la fiducia e riduce il rischio di errori.

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