La fatturazione elettronica ha sostituito la carta con un flusso digitale, tracciabile e standardizzato. Parliamo di fatture digitali in formato XML, di FatturaPA e di e‑invoicing gestito attraverso il Sistema di Interscambio. Questa panoramica neutrale spiega che cos'è, a grandi linee come funziona e quali elementi richiede, senza sostituire il parere di un professionista.

Panoramica imparziale di cos'è la fatturazione elettronica in Italia: ruolo dello SdI, formato XML FatturaPA, dati obbligatori, codice univoco o PEC, conservazione digitale e controlli. Esempi e buone pratiche aiutano a evitare errori. Non è consulenza legale: verifica sempre il tuo caso specifico.

Che cos'è e come funziona lo SdI?

Il Sistema di Interscambio (SdI) è l'infrastruttura nazionale che riceve, controlla e recapita le fatture elettroniche.

Si comporta come un 'postino digitale' che verifica forma e dati minimi, riducendo errori e tempi. Per il mittente significa usare canali abilitati e rispettare un tracciato condiviso.

Come avviene il flusso di invio e ricezione?

Nel flusso tipico, il fornitore prepara la fattura e la invia allo SdI. Il file, in formato XML, segue regole standard per essere letto e convalidato. Se supera i controlli, lo SdI lo recapita al cliente; in caso contrario restituisce una notifica di scarto.

Il formato utilizzato è interoperabile e pensato per automatizzare registrazioni e riconciliazioni. In Italia, la fattura elettronica è un file XML inviato e recapitato tramite lo SdI.

Quali sono i soggetti obbligati?

In via generale, imprese e professionisti che emettono o ricevono operazioni rilevanti ai fini dell'Imposta sul Valore Aggiunto (IVA) in Italia usano la fattura elettronica. L'obbligo riguarda la cessione di beni e la prestazione di servizi tra privati e verso la Pubblica Amministrazione (PA). Sono previsti casi particolari ed eccezioni previste dalla legge, che possono variare nel tempo.

Quando il destinatario è una PA, il formato elettronico è richiesto e standardizzato in tutta l'Unione Europea. A livello europeo, la Direttiva 2014/55/UE ha promosso l'adozione di standard per gli appalti pubblici. In Italia, i flussi verso la PA passano dal medesimo SdI, garantendo tracciabilità e un unico canale.

Chi è escluso o in deroga?

Alcune categorie possono avere regole specifiche o temporanee, per esempio per regimi agevolati o particolari tipi di operazioni. È prudente verificare la propria posizione presso fonti ufficiali o con il consulente di fiducia.

Formato e contenuti della fattura

Il formato usato in Italia si chiama FatturaPA e adotta uno schema XML. Le specifiche tecniche FatturaPA definiscono struttura, campi e controlli di base. Questo consente lettura automatica e riduce gli inserimenti manuali.

Tra i dati minimi rientrano identificativi di fornitore e cliente, indirizzo di recapito, imponibili, aliquote e applicazione dell'IVA o natura dell'operazione. Sono indicati elementi di pagamento, date, descrizioni chiare della fornitura e riferimenti a eventuali ordini o documenti collegati. Il documento deve risultare autentico, integro e leggibile nel tempo.

Quali dati non devono mancare?

L'assenza di campi essenziali porta allo scarto: ad esempio identificativi fiscali, totale documento, aliquote o la destinazione corretta. Quando una voce non è imponibile, la natura deve essere valorizzata con il codice idoneo.

Punti chiave normativi

  • Dal 2019 obbligo diffuso, con eccezioni ed esclusioni previste per alcune categorie e casi particolari.
  • Il file è in formato XML FatturaPA e transita sempre tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
  • Canali di invio: portale web, software, PEC o integrazione via API accreditate con SdI.
  • Dati minimi: partita IVA, dati cliente, imponibile, IVA, natura operazione, modalità di pagamento.
  • Destinazione: codice destinatario univoco o indirizzo PEC del cliente, quando previsto.
  • Conservazione digitale a norma per il periodo legale minimo; tempi e regole possono variare.

Codice univoco e PEC: cosa cambia

Per recapitare le fatture, il cliente può comunicare un codice destinatario univoco assegnato dal gestore accreditato allo SdI. In alternativa, può indicare l'indirizzo PEC su cui riceverle, se la procedura lo consente. Il canale non modifica i contenuti, ma solo la via di consegna.

Le aziende strutturate adottano spesso il codice univoco per automatizzare protocollo e registrazione. Professionisti e microimprese talvolta preferiscono la PEC per semplicità.

Conservazione digitale e controlli

Dopo l'emissione, le fatture vanno tenute in conservazione digitale a norma per tutto il periodo richiesto. La conservazione garantisce autenticità, integrità e reperibilità del documento e dei relativi metadati. Si può gestire internamente o affidare a conservatori qualificati, con responsabilità definite.

Prima della consegna, lo SdI effettua controlli automatici sui dati e sul formato. Dopo la consegna, restano i controlli sostanziali di chi emette e di chi riceve, incluse le riconciliazioni contabili. Un processo ordinato riduce contestazioni e facilita eventuali verifiche.

Errori frequenti e buone pratiche

Molti problemi ricorrenti si evitano con attenzione ai dettagli e procedure chiare. Ecco alcune situazioni tipiche e come prevenirle.

  • Codice destinatario o PEC errati. Un recapito sbagliato impedisce la consegna; verifica la rubrica clienti e aggiorna le anagrafiche prima di inviare.
  • Dati fiscali incompleti. Partita IVA, indirizzo o denominazione mancanti portano allo scarto; usa anagrafiche validate e controlli a monte.
  • Aliquote o natura non coerenti. Se l'operazione è esente o non imponibile, compila il campo natura operazione con il codice previsto.
  • Descrizioni poco chiare. Una descrizione sintetica ma precisa aiuta chi legge e riduce errori di classificazione.
  • Totali e arrotondamenti. Per evitare differenze di centesimi, applica regole di arrotondamento coerenti tra gestionale e sistemi di contabilità.
  • Conservazione trascurata. Fissa un responsabile del processo e un calendario di controllo, così da non perdere scadenze e documenti.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra fattura tra privati e verso la PA?

Entrambe transitano dallo SdI. Verso la PA si usano codici ufficio e regole degli appalti pubblici, mentre tra privati valgono le regole commerciali comuni.

Serve una firma digitale per inviare la fattura?

Nel flusso ordinario è lo SdI a garantire recapito e integrità del tracciato XML. La firma può essere richiesta in casi particolari o da specifiche procedure.

Posso ricevere su PEC senza codice destinatario?

Sì, indicando l'indirizzo PEC valido. Il recapito via PEC non cambia il contenuto della fattura, ma soltanto il canale di ricezione attraverso lo SdI.

Come correggere una fattura scartata dallo SdI?

Dopo lo scarto si emette un nuovo documento corretto, con riferimento al precedente. È utile analizzare il motivo indicato nella ricevuta per prevenire nuovi errori.

Le fatture a clienti esteri passano dallo SdI?

Dipende dal caso. In genere le operazioni transfrontaliere seguono regole dedicate; verifica gli adempimenti previsti per l'interscambio con soggetti non stabiliti in Italia.

In sintesi essenziale

  • Lo SdI è il canale unico di recapito; il formato è XML FatturaPA.
  • La destinazione avviene con codice univoco o indirizzo PEC.
  • Servono dati minimi completi e coerenza con l’IVA o natura.
  • Conservazione digitale a norma e controlli riducono i rischi.
  • Esistono eccezioni: verifica sempre il tuo caso aggiornato.

La trasformazione digitale della fattura ha reso più rapidi i flussi e più affidabile lo scambio dei dati. Un impianto organizzato – dalla raccolta dei dati alla verifica, fino alla conservazione – riduce inefficienze e incongruenze, migliorando la qualità amministrativa.

Queste informazioni offrono un quadro generale. Le regole possono cambiare e i casi concreti differiscono: consulta periodicamente le fonti ufficiali e confrontati con il tuo consulente per valutare obblighi e procedure più adatti alla tua realtà.

Quest'articolo è stato scritto a titolo esclusivamente informativo e di divulgazione. Per esso non è possibile garantire che sia esente da errori o inesattezze, per cui l’amministratore di questo Sito non assume alcuna responsabilità come indicato nelle note legali pubblicate in Termini e Condizioni
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