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Vuoi contattare clienti, partner o candidati senza rischi? Questa guida ti aiuta a metterti in contatto e a comunicare in modo lecito, chiaro e trasparente. Vedrai quando puoi raggiungere le persone, quali regole contano e come evitare errori tipici.
In breve: per contattare in modo conforme serve una base giuridica adatta, informativa trasparente e rispetto di consenso, opposizione e disiscrizione. Le regole cambiano per telefono, email, SMS e social; documentare preferenze e richieste è essenziale.
Quali sono le basi giuridiche per contattare?
La normativa europea sulla protezione dei dati richiede una base giuridica valida per ogni trattamento, inclusi i contatti. L’elenco delle basi è definito dall’articolo 6 del GDPR. Nella pratica quotidiana, le più rilevanti sono il consenso, il contratto o legittimo interesse, da valutare con attenzione.
Consenso: che cosa significa?
Per comunicazioni promozionali il consenso esplicito è spesso la scelta più chiara: libero, specifico, informato e dimostrabile. Deve essere separato da altri consensi, revocabile in ogni momento e raccolto con linguaggio semplice. Evita caselle preselezionate o formulazioni ambigue: un “sì” deve essere inequivocabile.
Contratto e misure precontrattuali
Se una persona ti scrive per un preventivo, puoi rispondere perché rientra nelle risposte a richieste dell’interessato o nell’esecuzione di un contratto. Ma non estendere questa base a campagne promozionali generalizzate: una comunicazione di servizio non “apre” al marketing.
Legittimo interesse: quando è proporzionato?
Può essere invocato per contatti ragionevolmente attesi, a basso impatto e collegati a interessi dell’utente (per esempio, follow‑up su un white paper richiesto). Serve una valutazione bilanciata e tutele: minimizzazione dei dati, frequenza moderata e facile opt‑out. Se l’impatto è elevato, torna al consenso.
Quando è necessario il consenso esplicito?
Per il marketing diretto verso consumatori, il consenso è di norma richiesto, specie per email, SMS e messaggi privati. Sono escluse le comunicazioni di servizio (es. conferme d’ordine) e gli avvisi necessari. Le linee guida del Garante Privacy chiariscono che il consenso non è l’unica base, ma che trasparenza e possibilità di opposizione restano obbligatorie.
In alcuni ordinamenti, e in Italia, il cosiddetto soft spam consente di inviare email su prodotti analoghi a clienti già acquisiti, purché abbiano una chiara possibilità di disiscrizione. Per le chiamate promozionali, esistono regole specifiche e registri di opposizione che vanno rispettati.
Il Registro Pubblico delle Opposizioni consente ai cittadini di opporsi all’utilizzo del proprio numero per finalità di telemarketing, esteso a numeri fissi e mobili.
Cosa fare e cosa evitare
- Ottieni un consenso chiaro e documentato per comunicazioni di marketing.
- Usa basi giuridiche idonee per ogni canale e finalità.
- Rispetta il Registro Pubblico delle Opposizioni per le chiamate promozionali.
- Fornisci sempre un modo semplice per revocare il consenso.
- Evita contatti ripetuti dopo una richiesta di stop.
- Conserva solo i dati necessari e per il tempo adeguato.
Quali canali di contatto sono consentiti?
Le regole sono simili nei principi, ma cambiano per canale. Per le chiamate commerciali, controlla il Registro Pubblico delle Opposizioni.
Per email e messaggistica, informativa e consenso contano di più; sui social, valuta le aspettative del contesto e non inviare messaggi non richiesti in modo massivo.
- Telefono: chiama numeri per i quali non esiste opposizione e spiega subito chi sei e perché contatti. Se la persona chiede di non essere richiamata, registra la preferenza e rispettala senza eccezioni.
- Email: per comunicazioni promozionali verso consumatori richiedi consenso o una base adatta, e includi sempre un link di disiscrizione e un’informativa chiara. Per clienti esistenti, promozioni su prodotti simili possono essere ammesse con tutele.
- SMS e app di messaggistica: sono percepiti come canali personali. Usa contatti solo con consenso o in casi strettamente necessari; limita la frequenza e facilita la disiscrizione con parole chiave comprensibili.
- Social e messaggi privati: preferisci messaggi di follow‑up a interazioni iniziate dall’utente. Evita automatismi invasivi; considera le policy della piattaforma e mantieni un tono rispettoso e contestuale.
- Posta cartacea e corriere: è possibile inviare comunicazioni informative e promozionali se lecite, ma fornisci un canale semplice per l’opposizione. Se usi un indirizzo fornito dall’interessato, limita la finalità a ciò che è atteso.
- Eventi e networking: quando ricevi un biglietto da visita, tratta i contatti con trasparenza. Conferma le preferenze via email e non aggiungere automaticamente a newsletter senza una scelta chiara.
- B2B e contatti professionali: alcune comunicazioni possono poggiare su interesse legittimo B2B, ma restano trasparenza, proporzionalità e opt‑out. Invia contenuti pertinenti al ruolo e al settore, con frequenza ragionevole.
Come documentare consensi e preferenze?
Conserva prove verificabili: data, modalità e testo del consenso; pagina o modulo usato; double opt‑in per newsletter quando opportuno. Integra il CRM con campi per finalità, canali consentiti e note sulle richieste di opposizione o limitazione, così da rispettarle in ogni flusso.
Applica criteri di data retention:
rivedi periodicamente liste e contatti inattivi, elimina dati non più necessari e conserva solo ciò che serve a dimostrare la conformità. Offri sempre percorsi di disiscrizione e canali dedicati per richieste di accesso, rettifica o cancellazione.
Esempio pratico di tracciamento
- Raccogli il consenso con modulo chiaro e separato per ogni finalità, registrando timestamp e fonte.
- Invia una conferma con riepilogo delle preferenze e un pulsante per modificarle in qualsiasi momento.
- Aggiorna automaticamente le liste quando un utente si oppone o revoca: nessun invio oltre la scelta.
Quali sono i confini tra contatto e molestia?
La linea si supera quando la comunicazione diventa insistente, non pertinente o intimidatoria. La molestia non dipende solo dal contenuto, ma anche da frequenza, orari, insistenza dopo un rifiuto e uso di canali ritenuti troppo personali. Se sorgono dubbi, riduci frequenza e cambia canale.
Rispetta subito ogni richiesta di stop e registra la preferenza. Evita pressioni e urgenze artificiose. Un tono cortese, la possibilità di risposta e un chiaro motivo del contatto aiutano a mantenere la comunicazione nei binari corretti e a preservare la fiducia.
Posso contattare via LinkedIn senza consenso?
I messaggi privati sono spesso assimilati a email o SMS: per promozioni richiedono basi adeguate e aspettative ragionevoli. Post, commenti e inviti pubblici non autorizzano automaticamente un contatto diretto; la trasparenza e un facile opt‑out restano indispensabili.
Domande frequenti
È legale contattare potenziali clienti senza consenso?
Per marketing verso consumatori il consenso è di norma necessario; talvolta esistono basi alternative (ad esempio, legittimo interesse proporzionato). In ogni caso, informa la persona e offri un opt‑out semplice. Questa è una panoramica informativa, non un parere legale.
Posso usare dati pubblici per contattare?
Il fatto che un dato sia pubblico non significa che possa essere usato liberamente per marketing. Serve una base giuridica, informativa chiara e rispetto del diritto di opposizione; rimuovi i contatti che lo chiedono.
Il legittimo interesse basta per email commerciali?
Dipende dal contesto e dal bilanciamento con i diritti dell’interessato. Valuta necessità, proporzionalità, aspettative e impatto; garantisci sempre disiscrizione facile e informativa completa. Se l’impatto è elevato, preferisci il consenso.
Come funziona il diritto di opposizione?
La persona può opporsi al trattamento per marketing diretto; devi registrare l’opposizione e smettere di contattarla. Per le telefonate promozionali, considera anche l’iscrizione ai registri di opposizione previsti dalla normativa.
Cosa devo fare se qualcuno chiede la cancellazione?
Conferma la ricezione, elimina i dati non necessari e conserva solo i minimi log utili a dimostrare la conformità. Comunica l’esito in modo semplice e nei tempi ragionevoli previsti dalla normativa.
Le aziende possono contattarsi tra loro senza consenso?
Nel B2B alcune comunicazioni possono basarsi su legittimo interesse, se pertinenti a ruolo e attività. Mantieni trasparenza, frequenza moderata e un opt‑out chiaro; registra e rispetta le preferenze espresse.
Punti chiave utili
- Scegli una base giuridica chiara per ogni contatto.
- Richiedi e registra il consenso quando serve.
- Rispetta opposizione e disiscrizione senza eccezioni.
- Adatta le regole al canale (telefono, email, social).
- Conserva solo i dati necessari per il tempo utile.
Contattare in modo conforme non significa complicarsi la vita, ma progettare comunicazioni utili, contestuali e rispettose. Se non sei sicuro della base giuridica o delle aspettative del destinatario, scegli la via più cauta, informa con chiarezza e offri sempre un’uscita semplice.
Questi suggerimenti non sostituiscono una consulenza legale. Con una cultura della privacy e processi leggeri — consenso mirato, registri aggiornati, verifiche periodiche — puoi ridurre al minimo i rischi e costruire relazioni di fiducia nel tempo.