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Se ti occupi di e‑fattura, probabilmente hai già sentito parlare dello SdI, il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate. In poche righe capirai cos’è, perché esiste e come si inserisce nel flusso tra fornitore e cliente. Useremo esempi semplici e termini comuni come codice destinatario, PEC e numero fattura.
Lo SdI è il “postino digitale” italiano delle fatture elettroniche: riceve il file XML, lo controlla e lo consegna al destinatario, restituendo un esito. Qui trovi cosa serve per emettere correttamente, quando indicare CIG/CUP, come gestire clienti esteri e come conservare i documenti.
Quali dati servono per emettere una fattura allo SdI?
Prima di inviare la tua e‑fattura, verifica di avere tutti i dati essenziali. Pensa alla fattura come a un pacco: se etichetta e contenuto sono completi, il “corriere” la smisterà senza intoppi.
- Dati del fornitore: denominazione, partita IVA o codice fiscale, sede/indirizzo.
- Dati del cliente: denominazione, partita IVA/codice fiscale, sede/indirizzo corretti.
- Codice destinatario del cliente (oppure PEC), per la consegna via SdI.
- Dati del documento: numero, data, descrizione, quantità, imponibile, aliquote e imposte.
- Eventuali “Natura IVA” quando l’operazione è non imponibile, esente o fuori campo.
- Ritenute, contributi cassa, bollo virtuale, sconti e arrotondamenti, se applicabili.
- Riferimenti a ordine/contratto, CIG/CUP o altri codici amministrativi quando richiesti.
Compilare correttamente questi elementi evita i principali scarti. Un’attenzione particolare va al codice destinatario e alla coerenza tra importi, aliquote e “natura IVA”.
Dove trovo il codice destinatario?
Il cliente può comunicarti un codice a 7 caratteri; in alternativa, puoi usare la PEC indicata dal cliente. Per la Pubblica Amministrazione (PA) esiste il “codice univoco ufficio”, diverso dal codice dei privati. Se il cliente non fornisce un canale, si utilizza un codice convenzionale e si mette a disposizione una copia al cliente, informandolo della disponibilità.
Come funziona l’invio e cosa risponde lo SdI?
Il flusso è lineare: prepari il file, lo invii, ricevi un esito. Dietro le quinte, lo SdI fa controlli sintattici e di coerenza per tutelare entrambe le parti.
- Preparazione: generi il file XML nel tracciato FatturaPA con i dati obbligatori.
- Invio: trasmetti tramite portale, canale accreditato o PEC, a seconda del tuo strumento.
- Controlli SdI: verifica formato, codici fiscali, numerazioni, quadratura di imponibili e imposte.
- Esito: ricevi una ricevuta di consegna, una “mancata consegna” o una “notifica di scarto”.
- Archiviazione: conservi fattura ed esiti; se necessario, informi il cliente della disponibilità.
La notifica di scarto significa che la fattura non è stata accettata: correggi l’errore indicato e reinvia. La “mancata consegna” indica che la fattura è stata acquisita dallo SdI ma non recapitata al canale del cliente; in questo caso mettila a disposizione del cliente e informalo.
Lo SdI riceve le fatture elettroniche, effettua controlli sui file e le inoltra ai destinatari, restituendo al mittente gli esiti dell’elaborazione.
Esiti tipici
- Consegna: la fattura è arrivata al canale del destinatario.
- Mancata consegna: consegna non riuscita; il documento resta disponibile nell’area riservata.
- Scarto: errori di struttura o dati; occorre emettere un nuovo file corretto.
Punti essenziali SdI
- Il Sistema di Interscambio (SdI) riceve, controlla e smista le fatture elettroniche in formato XML FatturaPA.
- Per inviare servono partita IVA/codice fiscale, codice destinatario o PEC, dati obbligatori del documento.
- SdI restituisce esiti: consegna, mancata consegna, scarto con motivazione tecnica.
- Verso la PA, indicare CIG/CUP quando previsti da contratto o legge.
- Operazioni con l’estero: usare tracciati dedicati e gestione corretta dell’integrazione/autofattura.
- La conservazione digitale a norma è obbligatoria per i documenti fiscali.
Quando indicare CIG e altri riferimenti?
Nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione possono essere richiesti CIG (Codice Identificativo Gara) e CUP (Codice Unico di Progetto). Sono previsti dal tracciato e vanno indicati quando lo richiede il contratto o la normativa applicabile.
Se lavori con grandi committenti, possono servire anche riferimenti a ordine, contratto o commessa. Inserire correttamente questi dati aiuta l’abbinamento interno e velocizza i pagamenti.
Altri codici utili e casi particolari
- Ordine/commessa: alcuni clienti richiedono numero ordine e linea, oppure “Dati Ordine d’Acquisto”.
- Documenti collegati: note di credito/debito devono richiamare la fattura originaria.
- Sistema Tessera Sanitaria: per prestazioni sanitarie verso privati, vigono regole specifiche su privacy e trasmissione dei dati al sistema dedicato.
Come gestire clienti e fornitori esteri?
Le operazioni transfrontaliere seguono flussi dedicati. In generale, le vendite e gli acquisti con soggetti esteri richiedono un invio informativo allo SdI con tipologie di documento specifiche e, per gli acquisti, la corretta gestione dell’integrazione o dell’eventuale autofattura.
- Vendite verso estero: la fattura può riportare aliquota zero con “natura IVA” adeguata, oltre ai dati del cliente estero.
- Acquisti da estero: si integra/autofattura per l’IVA secondo le regole vigenti e si trasmettono i dati allo SdI.
- Dati minimi: anagrafica completa del soggetto estero, descrizione chiara dell’operazione, imponibile in valuta/Euro, se necessario.
- Verifiche: controlla i codici paese e l’eventuale identificazione IVA del partner commerciale.
- Coerenza: mantieni allineati registri contabili e flussi inviati, per evitare discrepanze.
Esempio pratico
Acquisti un servizio da un fornitore UE: registri il documento, applichi l’integrazione IVA secondo le regole, poi invii allo SdI l’apposita comunicazione. Conservi XML ed esiti, così da avere tracciabilità completa.
Quali errori comuni evitare con lo SdI?
- Dati anagrafici errati. Un codice fiscale o una partita IVA sbagliati generano scarto. Confronta i dati con una fonte affidabile e, se puoi, valida automaticamente.
- Codice destinatario assente o non valido. Senza canale corretto, rischi la mancata consegna. Conferma il codice destinatario con il cliente o usa la PEC indicata.
- Numerazione incoerente. Salti o duplicati confondono registri e controlli. Mantieni una numerazione progressiva, distinta per serie se necessario, e documenta le regole interne.
- Aliquote e “natura IVA” non allineate. Se imponibile, imposta e natura non tornano, lo SdI può scartare. Rivedi configurazioni e usa descrizioni chiare quando applichi regimi particolari.
- Riferimenti amministrativi mancanti. In ambito PA, l’assenza di CIG/CUP o ordini richiesti rallenta la liquidazione. Inserisci i riferimenti dove previsto dal contratto.
- Gestione insufficiente degli esiti. Non limitarti all’invio: monitora ricevuta di consegna, mancata consegna e scarti. Apri le notifiche e agisci tempestivamente.
- Conservazione non a norma. Salvare solo il PDF non basta. Attiva una conservazione digitale che includa XML, metadati ed esiti, con tempi e pacchetti corretti.
Conservazione, deleghe e privacy
Una buona gestione non finisce con l’invio. È essenziale organizzare la conservazione digitale, formalizzare le deleghe e rispettare i principi di riservatezza dei dati.
Conservazione digitale a norma
Conserva l’XML e le ricevute di esito in modo strutturato e ricercabile. Predisponi procedure di controllo periodico per garantire integrità e reperibilità nel tempo.
Deleghe allo SdI
Puoi delegare un intermediario abilitato per l’invio, la ricezione e la consultazione. Mantieni traccia delle deleghe attive e revoca quelle non più necessarie.
Privacy e dati sensibili
Gestisci i dati personali in modo proporzionato e minimizzato. Per le prestazioni sanitarie, rispetta le regole specifiche e l’uso dei canali dedicati quando previsti dal Sistema Tessera Sanitaria.
Domande frequenti sullo SdI
Qual è la differenza tra SdI e PEC?
La PEC è un canale di invio, lo SdI è il nodo che riceve, controlla e smista le fatture. Puoi usare la PEC come canale, ma i controlli ed esiti sono gestiti dallo SdI.
Quanto tempo ho per inviare una fattura allo SdI?
Occorre rispettare i termini previsti dalla normativa vigente. In pratica conviene generare e trasmettere la fattura il prima possibile, così da gestire eventuali esiti senza urgenze.
Come correggo una fattura scartata dallo SdI?
Consulta il motivo di scarto nell’esito, correggi i dati (ad esempio codice fiscale, imponibili o natura IVA) e invia un nuovo file conforme. Conserva anche la notifica di scarto a riferimento.
Posso usare lo SdI per scontrini o ricevute fiscali?
No: lo scontrino elettronico transita dai registratori telematici. Lo SdI gestisce le fatture elettroniche e i relativi flussi informativi.
Cosa faccio se lo SdI indica “mancata consegna”?
La fattura è acquisita ma non recapitata al canale del cliente. Mettila a disposizione nell’area dedicata e informa il cliente, condividendo una copia di cortesia se utile.
L’allegato PDF ha valore legale?
Il valore è nell’XML conforme. Puoi allegare un PDF per leggibilità, ma per i controlli e la conservazione a norma fa fede il file XML e i relativi esiti.
Riepilogo essenziale
- Lo SdI riceve, controlla e smista le fatture elettroniche.
- Servono dati minimi corretti e un canale di invio idoneo.
- Esiti: consegna, mancata consegna o scarto; vanno gestiti.
- Per la PA usa CIG/CUP quando previsti; attenzione a privacy e TS.
- Con estero adotta flussi dedicati e conserva a norma.
Gestire bene lo SdI significa ridurre errori, accelerare i pagamenti e rendere più fluido il lavoro amministrativo. Mantieni processi chiari per compilazione, invio, gestione degli esiti e conservazione, così da avere sempre documenti allineati e rintracciabili.
Le regole possono evolvere: verifica sempre gli aggiornamenti ufficiali e, se il tuo caso è particolare (PA, estero, sanità), confrontati con un consulente o con l’ufficio amministrativo del cliente. Un approccio ordinato oggi evita problemi domani.