La fatturazione elettronica è il sistema digitale con cui si emettono, si trasmettono e si conservano le fatture in formato strutturato. Se ne parla anche come e‑fattura o FatturaPA, perché sfrutta uno schema XML standard e un canale ufficiale per recapitare i documenti fiscali digitali.

In breve: la fatturazione elettronica usa un file XML standard (FatturaPA) inviato tramite SdI, l’hub nazionale che recapita la fattura al destinatario. L’obbligo si applica a gran parte dei soggetti IVA; restano alcune eccezioni. La conservazione digitale a norma e dati completi riducono errori e sanzioni.

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica?

L’obbligo riguarda in modo esteso i soggetti con partita IVA che operano in Italia, nelle relazioni tra imprese (Business to Business, B2B) e verso consumatori finali (Business to Consumer, B2C). Nel tempo, alcune esenzioni iniziali sono state ridotte o superate.

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo è scattato per la generalità delle operazioni interne; successivi interventi hanno esteso il perimetro a ulteriori categorie, includendo i contribuenti in regime forfettario con passaggi graduali fino al 2024.

Esempi tipici: una microimpresa che fattura servizi a un’altra azienda (B2B) emette la e‑fattura; un professionista che fattura a un privato (B2C) può dover emettere e‑fattura, fermo restando l’uso di documenti commerciali e corrispettivi dove previsto. Per la Pubblica Amministrazione (PA), la fatturazione è solo elettronica e segue regole specifiche (codice ufficio, tracciato FatturaPA).

Come funziona lo SdI in pratica?

Il cuore del sistema è il Sistema di Interscambio (SdI), il gateway nazionale che riceve il file, effettua controlli formali e lo recapitata al destinatario. Ecco uno schema operativo essenziale.

  1. Creazione del file XML. Si compila la fattura nel formato FatturaPA, con dati obbligatori (cedente/prestatore, cessionario/committente, imponibile, imposta, natura operazione). Un gestionale o un portale dedicato genera il file.
  2. Invio al SdI. Il file si trasmette con uno dei canali abilitati: PEC (Posta Elettronica Certificata), portale web, integrazione API o canali accreditati. Ogni canale rilascia ricevute di presa in carico.
  3. Controlli automatici. SdI verifica struttura, coerenze e indirizzamento. In caso di errori formali, scarta il documento e invia una notifica con il codice dell’anomalia, utile per la correzione.
  4. Recapito al destinatario. Se i controlli vanno a buon fine, SdI invia la fattura al destinatario usando Codice Destinatario o PEC. Il mittente riceve una ricevuta di consegna o di impossibilità di recapito.
  5. Conservazione digitale. Dopo l’emissione corretta, la fattura va portata in conservazione a norma, con un sistema che garantisca integrità, autenticità e reperibilità nel tempo.

Fatti essenziali rapidi

  • Obbligo dal 2019 per B2B e B2C, con eccezioni limitate.
  • Formato XML FatturaPA, tracciato definito dall’Agenzia.
  • Invio tramite Sistema di Interscambio (SdI).
  • Dati destinatario via Codice Destinatario o PEC.
  • Conservazione digitale a norma per 10 anni.
  • Sanzioni previste per omesso o tardivo invio.

Quali sono gli obblighi principali

Gli adempimenti ruotano attorno a contenuto, formato e tempi. Il file deve rispettare le Specifiche tecniche FatturaPA e includere i dati previsti dalla normativa. Una buona prassi è definire un flusso interno semplice, con ruoli chiari per compilazione, invio e conservazione.

  • Contenuto completo e corretto. Dati identificativi, numerazione, descrizione dell’operazione e imponibili/aliquote sono essenziali. Informazioni chiare riducono contestazioni e velocizzano i pagamenti.
  • Formato strutturato XML. Il tracciato FatturaPA abilita controlli automatici e integrazione con i gestionali. Evita errori tipici dei PDF non strutturati e migliora la qualità dei dati.
  • Trasmissione via SdI. La fattura non è “emessa” finché SdI non la accetta. Le ricevute di scarto o consegna vanno monitorate per intervenire rapidamente in caso di errori.
  • Recapito con Codice Destinatario o PEC. Aziende e professionisti indicano un codice di 7 caratteri o una casella certificata. Aggiornare le anagrafiche limita smarrimenti e duplicazioni.
  • Conservazione digitale a norma. Non basta archiviare il PDF: serve un sistema di conservazione che garantisca integrità e reperibilità. Verifica requisiti e linee guida sulla conservazione adottate dal tuo conservatore.
  • Rettifiche e note di variazione. Se un documento è errato, si emette una nota di credito o una nuova fattura correttiva. Mantenere la tracciabilità aiuta nei controlli.
  • Controlli interni. Un semplice checklist prima dell’invio (partita IVA, imponibili, aliquote, indirizzamento) evita scarti e ritardi. Piccoli automatismi possono ridurre il lavoro manuale.

Quanto tempo va conservata la e-fattura?

Le fatture, comprese quelle elettroniche, si conservano tipicamente per almeno 10 anni, con modalità che ne garantiscano integrità e leggibilità nel tempo. La conservazione a norma può essere gestita internamente o affidata a un conservatore accreditato.

Qual è la differenza tra PEC e Codice Destinatario?

Il Codice Destinatario è un identificativo tecnico (7 caratteri) per il recapito via canali accreditati; la PEC (Posta Elettronica Certificata) è un indirizzo e‑mail con valore legale. Entrambi indirizzano la consegna via SdI; le aziende spesso preferiscono il codice per automatizzare la registrazione delle fatture.

Quando si usa l’autofattura per acquisti esteri?

Nelle operazioni con controparti estere possono emergere obblighi di integrazione o autofattura per adempiere correttamente all’imposta, secondo i casi (beni/servizi, UE/extra‑UE). È opportuno verificare gli scenari ricorrenti del proprio settore e le indicazioni aggiornate.

Quali vantaggi per imprese e professionisti?

La e‑fattura può portare benefici concreti: dati più affidabili, minori errori di trascrizione e un ciclo ordine‑fattura‑pagamento più fluido. Automatizzando le verifiche su partite IVA, imponibili e indirizzamento, si riducono i rilavori e si accorciano i tempi di incasso.

Dal punto di vista operativo, il formato strutturato favorisce l’integrazione con gestionali e sistemi di business intelligence. La disponibilità di informazioni omogenee abilita controlli incrociati, analisi delle marginalità e riconciliazioni più rapide, con effetti positivi sulla governance dei dati.

Cosa cambia per il regime forfettario?

Il regime forfettario, nato con adempimenti semplificati, è stato gradualmente incluso nella platea dell’obbligo. L’adozione della e‑fattura consente anche ai forfettari di beneficiare di maggiore tracciabilità e automazione dei processi, con effetti positivi sulla gestione amministrativa.

Chi opera in questo regime dovrebbe valutare soluzioni semplici e sostenibili: compilatori web, canali PEC o codici destinatario messi a disposizione dal proprio intermediario/gestionale. È utile definire una procedura minima per la verifica dei dati e la conservazione a norma, così da mantenere ordine e ridurre errori.

Domande frequenti

La e‑fattura è obbligatoria anche per scontrini e ricevute?

No: scontrini e documenti commerciali seguono regole proprie. La fattura elettronica resta lo strumento per documentare specifiche operazioni, quando richiesto o su richiesta del cliente.

Posso emettere una fattura elettronica senza partita IVA?

In generale, la fattura è un documento tipico dei soggetti con partita IVA. Chi non è titolare di partita IVA non emette fatture; valgono altre forme documentali in ambiti diversi.

Cosa succede se invio la e‑fattura in ritardo o con errori?

Sono previste sanzioni amministrative per omesso o tardivo invio; la regolarizzazione tempestiva può attenuare gli effetti. È consigliabile consultare i chiarimenti ufficiali per tempi e casistiche.

Come si fattura verso la Pubblica Amministrazione?

Le PA accettano solo fatture elettroniche in formato FatturaPA, indirizzate con il codice univoco ufficio. Il recapito e le ricevute avvengono tramite SdI, con regole dedicate.

È obbligatorio conservare anche il PDF della fattura?

No. Il documento fiscalmente rilevante è l’XML FatturaPA. Il PDF è una copia di cortesia utile alla lettura, ma non sostituisce la conservazione digitale a norma.

Devo allegare DDT o ordini alla e‑fattura?

Non è obbligatorio, ma utile quando chiarisce quantità, consegne o riferimenti contrattuali. Gli allegati migliorano la comprensibilità per chi riceve, senza alterare i dati fiscali obbligatori.

Riepilogo finale

  • Obbligo generalizzato in Italia dal 2019, con eccezioni iniziali poi ridotte.
  • Le fatture transitano via SdI con il formato XML FatturaPA.
  • Corretta conservazione digitale e dati completi riducono rischi e sanzioni.
  • Codice Destinatario o PEC guidano il recapito; il PDF è solo di cortesia.
  • Forfettari inclusi dal 2024; tenersi aggiornati su chiarimenti ufficiali.

La transizione digitale della fatturazione è ormai realtà per la vasta maggioranza dei contribuenti. Investire in processi chiari, strumenti affidabili e controlli minimi prima dell’invio aiuta a evitare scarti, ritardi e incomprensioni. Mantenere aggiornata la propria organizzazione sulle novità normative riduce il rischio di non conformità.

Ogni attività ha specificità: mappare i casi ricorrenti, formare chi compila e definire la conservazione a norma rende la e‑fattura un’alleata e non un ostacolo. Per dubbi interpretativi o situazioni particolari, è prudente verificare le indicazioni ufficiali e confrontarsi con un professionista qualificato.

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