La vidimazione è la convalida formale di un libro o registro, tramite visto e segnature, che ne attestano l’integrità e la regolare tenuta. Nel linguaggio d’impresa si collega spesso a bollatura, numerazione e tenuta dei libri sociali, come adempimento richiesto in specifiche circostanze previste dalla legge e dalla prassi amministrativa.

In breve: la vidimazione è un controllo formale su libri e registri, distinto da bollatura e numerazione. L’obbligo dipende da forma societaria e funzione del libro. Le prassi possono variare per uffici e periodi; conviene verificare fonti ufficiali e conservare documenti ordinati e aggiornati.

Quali libri richiedono la vidimazione?

La risposta dipende dalla forma giuridica, dal settore e dall’uso del libro. In generale, i libri sociali obbligatori sono indicati dal Codice civile per le società di capitali e variano tra S.p.A. e S.r.l., includendo, a titolo esemplificativo, assemblee e organi di amministrazione o controllo, nonché libri riferiti a soci o obbligazionisti per le S.p.A. (articoli 2421 e 2478 c.c.).

Libri sociali tipici

  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea, utile a ricostruire decisioni e quorum.
  • Libro delle adunanze e deliberazioni del consiglio di amministrazione o dell’organo amministrativo.
  • Libro del collegio sindacale o del revisore, se presenti nell’assetto societario.
  • Per le S.p.A., libro dei soci/obbligazioni e libro delle assemblee degli obbligazionisti, ove previsto.

Scritture contabili comuni

Accanto ai libri sociali, sono diffusi libro giornale e inventari, oltre ai registri fiscali (per esempio, IVA). L’inquadramento della vidimazione su tali scritture dipende dal quadro normativo e dalla finalità probatoria o fiscale attribuita ai registri.

Quando è obbligatoria e quando no?

Di norma, l’obbligatorietà riguarda libri che hanno valore legale o probatorio per le decisioni degli organi o per i rapporti con i soci. Su profili fiscali incidono anche l’imposta di bollo e le relative tabelle applicative, disciplinate dal D.P.R. 642/1972 e da aggiornamenti successivi. Le prassi possono variare per ufficio competente e periodo.

In alcuni casi la vidimazione è tradizionalmente prevista all’avvio del libro; in altri, può non essere richiesta o essere sostituita da meccanismi di tracciabilità e conservazione. Società di capitali, cooperative o enti con specifici obblighi settoriali possono incontrare regole differenziate; verifiche locali aiutano ad allinearsi a prassi aggiornate.

Eccezioni ricorrenti

  • Libri o registri che, per natura o funzione, sono assimilati ad altre scritture già soggette a regimi diversi.
  • Formati digitali con marcature temporali e conservazione a norma, laddove siano riconosciuti da regole tecniche vigenti.
  • Libri tenuti per trasparenza interna che non producono effetti verso l’esterno, salvo opzioni organizzative aziendali.
  • Settori regolati con disposizioni speciali che coordinano o sostituiscono prassi tradizionali di convalida.

Punti essenziali sulla vidimazione

  • La vidimazione è un visto su frontespizio e pagine numerate.
  • L’obbligo varia per forma giuridica, settore e finalità del libro.
  • Libri sociali tipici: assemblee, consiglio, sindaci; soci/obbligazioni nelle S.p.A.
  • È distinta da bollatura e dalla semplice numerazione.
  • Imposta di bollo e diritti possono cambiare per prassi locali.
  • Conservazione ordinata e tempestiva facilita i controlli.

Qual è la differenza tra vidimazione, bollatura e numerazione?

Nel linguaggio corrente, i termini si intrecciano, ma non sono sinonimi perfetti. Per “vidimazione” si intende la convalida formale del libro; la “bollatura” si riferisce all’assolvimento dell’imposta di bollo e all’apposizione del relativo contrassegno; la “numerazione” indica l’ordine progressivo delle pagine (spesso richiesta per la corretta tenuta).

La numerazione progressiva delle pagine, la presenza di un frontespizio e un’annotazione iniziale possono essere richieste per garantire completezza e immodificabilità sostanziale, secondo principi di corretta tenuta delle scritture (articolo 2215 del Codice civile). In ogni caso, bollatura e vidimazione hanno finalità distinte ma complementari rispetto alla conservazione nel tempo.

Definizioni in breve

  • Vidimazione: visto e attestazione della regolare tenuta del libro.
  • Bollatura: assolvimento e attestazione dell’imposta di bollo, quando dovuta.
  • Numerazione: sequenza delle pagine per assicurare ordine e tracciabilità.

Esempi pratici e casi ricorrenti

Di seguito alcune situazioni tipiche che aiutano a orientarsi. Sono esempi illustrativi e non sostituiscono verifiche ufficiali o consulenze qualificate.

  • S.p.A. con azioni nominative: il libro soci e i libri assembleari hanno funzione legale e probatoria. La vidimazione documenta integrità e data di formazione; la numerazione riduce rischi di contestazioni.
  • S.r.l. con amministratore unico: il libro delle decisioni dei soci e quello dell’organo amministrativo chiariscono responsabilità e iter deliberativo. Una vidimazione ordinata facilita audit e due diligence.
  • Società in crescita che passa a conservazione digitale: il focus si sposta su tracciabilità, marcature temporali e policy di accesso. È utile allineare prassi interne e regole tecniche.
  • Cooperativa con organi sociali articolati: libri assembleari e degli organi di controllo supportano trasparenza verso i soci. La cura formale dei registri aiuta nella gestione delle ammissioni/uscite.
  • Gruppo con più sedi operative: una governance chiara sulla gestione dei libri previene duplicazioni e versioni incoerenti. La vidimazione iniziale e i registri accessori rendono più lineari i controlli.
  • Start-up che prepara un round: investitori e advisor verificano coerenza delle delibere. Libri aggiornati e correttamente convalidati semplificano due diligence e tempistiche di chiusura.
  • Impresa soggetta a verifiche fiscali: inventari e giornale, con numerazione e riferimenti incrociati, sostengono la ricostruzione dei fatti gestionali e riducono margini di incertezza.

In tutte le ipotesi, ordine, tempestività e coerenza documentale sono leve decisive per superare controlli, tutelare gli organi sociali e comunicare con stakeholder esterni in modo trasparente.

Domande frequenti

La vidimazione può essere digitale?

In molti contesti è possibile adottare soluzioni digitali che garantiscono integrità, tracciabilità e conservazione a norma. Compatibilità e requisiti dipendono dalle regole tecniche applicabili e dalle prassi dell’ente competente.

Chi effettua la vidimazione dei libri sociali?

Di regola, sono coinvolti uffici pubblici o professionisti abilitati secondo la prassi locale (ad esempio, uffici camerali o fiscali). Le modalità possono variare per territorio e periodo.

Ogni libro contabile richiede vidimazione preventiva?

No. L’obbligo dipende da finalità e valore legale del libro. Alcune scritture richiedono numerazione e conservazione ordinata senza convalida preventiva; altre prevedono forme di attestazione iniziale.

Quanto incidono i costi di imposta e diritti?

I costi variano in base a imposta di bollo e diritti connessi, che possono essere aggiornati nel tempo. È opportuno verificare le tabelle in vigore presso gli enti competenti.

La registrazione al Registro delle imprese sostituisce la vidimazione?

Sono adempimenti distinti: la registrazione riguarda atti e fatti societari; la vidimazione attiene alla regolare tenuta dei libri. Possono coesistere a fini diversi.

In sintesi operativa

  • La vidimazione convalida libri/registri con visto e numerazione.
  • L’obbligo dipende da forma giuridica e uso del libro.
  • Vidimazione, bollatura e numerazione hanno funzioni diverse.
  • Prassi locali e aggiornamenti normativi incidono su tempi e costi.
  • Ordine e tempestività documentale facilitano controlli e verifiche.

Mantenere libri e registri chiari, coerenti e aggiornati rende la governance più leggibile e limita il rischio di contestazioni. In presenza di novità normative o di passaggi societari delicati, è prudente valutare la compatibilità tra processi interni e richieste degli enti, adottando prassi documentali trasparenti e verificabili.

Poiché regole e interpretazioni possono cambiare, considera la presente panoramica come informativa generale. Per casi specifici o dubbi applicativi, conviene confrontarsi con fonti ufficiali e con un professionista di fiducia, così da pianificare adempimenti e conservazione in modo proporzionato e sostenibile.

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