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Nei messaggi di lavoro capita spesso di leggere ASAP. È una scorciatoia utile, ma può generare fraintendimenti su urgenza, priorità e tempi. In questa guida spieghiamo che cosa vuol dire “al più presto”, quando ha senso usarlo e come sostituirlo con richieste chiare e rispettose del carico di lavoro.
ASAP significa “as soon as possible”, cioè “al più presto”. È efficace solo se accompagnato da una scadenza concreta e un contesto chiaro. Ti mostriamo quando usarlo, come evitarlo in favore di date e orari precisi e come rispondere a richieste urgenti senza creare stress inutile.
Che cosa significa ASAP nel lavoro?
ASAP è l’acronimo inglese di “as soon as possible”, letteralmente “il prima possibile”. È frequente in email, chat e ticket interni. Usarlo bene richiede attenzione alla situazione e al contesto, oltre che alle regole di buona netiquette email, perché il termine non dice da solo entro quando serva eseguire.
Abbreviazione di “as soon as possible”.
Testo originale
abbreviation for “as soon as possible”
In pratica, “prima possibile” è spesso troppo vago: per alcune attività significa minuti, per altre ore o giorni. Questa ambiguità aumenta il rischio di incomprensioni e ritardi, soprattutto tra reparti diversi o team distribuiti su fusi orari.
Nel lavoro coordinato è utile affiancare ad ASAP termini già condivisi come SLA (Service Level Agreement, accordo sui livelli di servizio) o ETA (Estimated Time of Arrival, tempo previsto di consegna), che definiscono un tempo previsto misurabile. Così si riduce l’interpretazione soggettiva di “al più presto”.
Quando è corretto usarlo in azienda?
Ha senso usare ASAP in contesti rapidi (chat interne) per azioni brevi e a basso rischio, quando esiste una scadenza già condivisa o nota. Per tutto il resto, meglio specificare data e ora o riferimento a priorità, ad esempio con la matrice di Eisenhower, che distingue tra urgente e importante.
Se la richiesta è davvero critica, scrivi la scadenza: “serve entro le 16:00” o “oggi prima delle 18”. Se non c’è spazio per la precisione, indica almeno una finestra (“oggi pomeriggio”) e il motivo della priorità. Evita ASAP in richieste complesse o con impatti a catena.
Tono e relazione
ASAP non sostituisce la cortesia: ringrazia, contestualizza e indica perché l’urgenza conta. Evita toni imperativi; preferisci formule collaborative (“riesci a…”). Scrivere “asap” minuscolo è più informale; “ASAP” in maiuscolo è standard. Scegli in base al rapporto e alla cultura aziendale.
Come formulare una richiesta urgente senza dire ASAP?
Chiedere bene un’urgenza significa definire una scadenza esplicita, stimare l’impegno e spiegare l’impatto. Collega la richiesta a obiettivi misurabili (per esempio, obiettivi SMART) e indica cosa è sufficiente per sbloccare il passo successivo.
- Specificare data e ora. “Mi serve la bozza domani alle 12 per invio al cliente alle 16.” Una scadenza punta l’attenzione e aiuta a pianificare.
- Limitare il perimetro. “Solo la prima sezione è prioritaria.” Così riduci l’effort e faciliti una consegna rapida.
- Esplicitare l’impatto. “Se ritardiamo, salta la finestra di test.” Capire il “perché” rafforza l’allineamento.
- Offrire opzioni. “Preferisci consegnare un’anteprima entro le 15 o completare entro le 18?” Le opzioni aumentano controllo e responsabilità.
- Confermare canale e follow-up. “Scrivo qui e apro ticket; faccio check alle 14.” Avere un luogo unico riduce dispersioni.
Gestire un ASAP ricevuto
Se ricevi un ASAP vago, riformula: “Per allinearci, va bene consegna oggi alle 17?” Se non è sostenibile, negozia una finestra realistica, proponendo alternative (“posso fare X oggi, Y domani”). In caso di conflitto di priorità, chiedi quale attività sospendere o chi debba essere informato.
Alternative chiare a ‘ASAP’: esempi
- “Entro oggi alle 17.” È la forma più chiara: data e ora. Se la scadenza è oltre l’orario di lavoro, aggiungi chi approva eventuali straordinari. In caso di fusi orari, specifica il fuso.
- “Nelle prossime 2 ore.” Indica una finestra breve. Puoi aggiungere: “Ho call alle 16, mi serve tempo per l’ultima revisione.” Questa formula è utile quando c’è margine ma serve rapidità.
- “Prima della riunione di domani.” Collega l’attività a un evento. Se la riunione cambia orario, aggiorna la scadenza per evitare ambiguità e doppie interpretazioni.
- “Appena finisci la task A.” È un vincolo di dipendenza: chi riceve sa che la priorità parte dopo A. Aggiungi un limite massimo (“e comunque entro domani alle 12”).
- “Versione minima pubblicabile entro le 15.” Chiedi l’MVP (Minimum Viable Product) del deliverable: una bozza funzionale, non perfetta. Riduci l’attesa con un perimetro concordato.
- “Prima di inviare al cliente, voglio un’anteprima alle 14.” Ottimo per revisioni rapide. Evita di sovraccaricare: spiega cosa controllare (titoli, numeri, link) per limitare il lavoro.
- “Quando il sistema torna online, inviami i log entro 30 minuti.” Per incidenti o IT è utile collegare la scadenza a uno stato. Indica anche chi è in guardia (on-call).
- “Se possibile oggi, altrimenti domani entro EOD.” EOD significa End Of Day (fine giornata lavorativa). Specifica l’orario locale e, se serve, un passaggio intermedio per sbloccare dipendenze.
Buone pratiche essenziali
- Usa ASAP con una scadenza precisa
- Evita ASAP per richieste vaghe
- Chiarisci l’impatto della priorità
- Concorda cosa è ‘possibile’
- Offri alternative se non urgente
- Preferisci un numero di giorni/ore
Domande frequenti
ASAP è maleducato in un’email?
Dipende da tono e contesto. Se aggiungi cortesia, motivo e scadenza concreta, è accettabile. Evita però di usarlo come imposizione in richieste complesse o senza spiegazioni.
Meglio scrivere ASAP o “al più presto”?
Con colleghi italiani è più chiaro scrivere data e ora o “al più presto” con scadenza. In contesti internazionali, ASAP va bene ma sempre con tempo definito.
Posso usare ASAP nell’oggetto dell’email?
Sì, ma solo se l’urgenza è reale e l’oggetto include la scadenza (“[URGENZA] Conferma preventivo entro oggi 17:00”). Evitalo per messaggi di routine o informativi.
Qual è la differenza tra ASAP ed “entro oggi”?
“Entro oggi” è specifico e verificabile; ASAP è generico. Le scadenze concrete riducono fraintendimenti e migliorano pianificazione e responsabilità condivisa.
Come rispondere a un ASAP senza data?
Chiedi un tempo: “Va bene consegna domani alle 12?”. Se non è fattibile, proponi alternative e verifica la priorità rispetto ad altre attività in corso.
Quali acronimi alternativi ad ASAP devo conoscere?
ETA (Estimated Time of Arrival) indica il tempo previsto; EOD (End Of Day) e COB (Close Of Business) fissano la fine giornata. Usali sempre con data e fuso orario.
Riepilogo e prossimi passi
- ASAP è “as soon as possible”, ma non è una data.
- Usalo solo con scadenze esplicite e contesto.
- Preferisci alternative con data/ora o finestre.
- Se lo ricevi, chiarisci priorità e proponi un piano.
- Stabilisci regole di team e modelli per urgenze.
Stabilire regole condivise riduce ansia e colli di bottiglia. Inizia definendo quando usare urgenze, quali canali presidiare e come scrivere scadenze. Un modello standard per email e chat aiuta a essere rapidi senza rinunciare a chiarezza e rispetto dei tempi di tutti.
Dal prossimo messaggio urgente, prova a sostituire “ASAP” con una data, una finestra oraria e un breve motivo. Vedrai che la collaborazione migliora: meno solleciti, più responsabilità e risultati consegnati quando servono davvero.