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La fatturazione elettronica è il formato digitale standard per emettere e ricevere fatture in Italia. Si basa su un file XML strutturato (FatturaPA) e transita tramite il Sistema di Interscambio (SDI). A differenza del PDF, abilita controlli automatici, notifiche di esito e conservazione digitale a norma.
La e-fattura usa un file XML conforme a FatturaPA che passa dallo SDI: se i controlli formali superano, la fattura viene recapitata e ne ricevi le ricevute. Servono dati fiscali corretti, un canale di invio e la conservazione digitale a norma.
Quali dati servono per l’e-fattura?
Per creare un’e-fattura servono dati completi di cedente/prestatore e cessionario/committente: ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo e contatti. In Italia, dal 1° gennaio 2019 l’emissione digitale è obbligatoria per gran parte delle operazioni tra privati, con eccezioni definite dalla normativa.
Per il recapito occorre un codice destinatario oppure una PEC; vanno poi indicati numero e data, imponibile, aliquota e natura IVA, imposta, modalità di pagamento e scadenze. Alcuni settori richiedono riferimenti come CIG/CUP o campi specifici per operazioni estere.
Come funziona lo SDI in pratica?
Lo SDI (Sistema di Interscambio (SDI)) controlla la struttura del file e indirizza la fattura al destinatario. Il flusso tipico: crei il file, lo invii tramite canale abilitato, ricevi esiti e, se necessario, correggi e rinvii.
- Preparazione: generi il file XML conforme a FatturaPA nel tuo gestionale o in un’app web.
- Invio: spedisci via canale web, PEC o API; lo SDI effettua controlli formali.
- Consegna: se tutto è corretto, il documento viene recapitato e ottieni una ricevuta di consegna.
- Esiti alternativi: in caso di “Mancata consegna”, il cliente riceve notifica; se “Scartata”, la fattura va corretta e rinviata.
- Archiviazione: gestisci le ricevute e pianifica la conservazione digitale a norma.
Passaggi essenziali
- Prepara i dati anagrafici e fiscali del cliente.
- Compila il file XML secondo le specifiche FatturaPA.
- Inserisci codice destinatario o PEC corretti.
- Invia il documento al Sistema di Interscambio (SDI).
- Controlla le ricevute e gestisci eventuali scarti.
- Conserva a norma la fattura per i termini di legge.
Il Sistema di Interscambio riceve le fatture, effettua controlli formali e le inoltra ai destinatari.
Errori comuni e come evitarli
Molti scarti dipendono da imprecisioni banali. Ecco gli errori più frequenti e come prevenirli, con esempi semplici utili anche per chi emette poche fatture.
- XML non valido: un carattere speciale o un campo fuori formato blocca l’invio. Verifica sempre i campi obbligatori e i limiti di lunghezza prima dell’invio dal gestionale.
- Dati fiscali errati: una partita IVA o un codice fiscale incompleti causano scarto. Confronta l’anagrafica con banche dati aggiornate e registra controlli di coerenza prima dell’emissione.
- Indirizzamento: codice destinatario errato o PEC inattiva impediscono il recapito. Conferma il canale con il cliente e conserva la prova della comunicazione del canale preferito.
- Ricevute ignorate: le notifiche SDI segnalano PEC piena, mancato recapito o scarto. Imposta alert nel gestionale e verifica gli esiti entro la giornata lavorativa.
- IVA e natura: scelta sbagliata di aliquota o natura IVA (esente/non imponibile) altera il calcolo. Definisci regole per tipologia di operazione e aggiorna le aliquote periodicamente.
- Operazioni estere: imponibile e imposta possono variare con reverse charge o triangolazioni. Preimposta codifiche dedicate e note esplicative in fattura per ridurre contestazioni.
- Conservazione: non archiviare documenti e ricevute espone a rischi. Attiva subito un processo di conservazione digitale a norma e pianifica controlli periodici di integrità.
Strumenti e formati: XML, PDF e conservazione
La fattura valida per legge è il file XML FatturaPA, definito dalle specifiche FatturaPA. Il PDF ha solo valore di cortesia: può essere utile per lettura o condivisione, ma non sostituisce il documento strutturato inviato allo SDI.
Per archiviare occorre la conservazione sostitutiva, che assicura integrità, autenticità e reperibilità nel tempo. Include metadati, impronte e pacchetti di archiviazione; conserva anche le ricevute di consegna/scarto.
Strumenti disponibili: portali gratuiti di base, software gestionali e soluzioni integrate con CRM/ERP. Valuta funzioni come controlli pre-invio, riconciliazione pagamenti e dashboard esiti; per i piccoli contribuenti, come nel regime forfettario, contano semplicità e costi trasparenti.
È obbligatoria la firma digitale?
La firma digitale non è sempre necessaria: nel B2B di norma è facoltativa, mentre può essere richiesta in specifici flussi o contesti. In ogni caso, la trasmissione tramite SDI garantisce tracciabilità e controlli formali sull’XML.
Costi, tempi e casi particolari
I costi variano per numero di documenti, funzioni e spazio di conservazione. I tempi di esito vanno in genere da pochi minuti a qualche ora, in base al carico dei sistemi. Possono esistere eccezioni o regimi con regole speciali: verifica sempre gli aggiornamenti ufficiali.
Domande frequenti
La fattura PDF è valida come fattura elettronica?
No. Il documento giuridicamente valido è l’XML conforme a FatturaPA inviato allo SDI. Il PDF è un duplicato di cortesia utile per consultazione o stampa, ma non sostituisce l’XML.
Quanto tempo impiega la consegna via SDI?
Di solito l’esito arriva in pochi minuti, ma può richiedere più tempo in caso di picchi o controlli. Monitora sempre le ricevute per confermare consegna, mancato recapito o scarto.
Che cos’è il codice destinatario e come si usa?
È un identificativo a sette caratteri associato al canale di ricezione del cliente. Inseriscilo nell’XML; se assente, puoi usare la PEC. Conferma sempre con il cliente il canale corretto prima dell’emissione.
Posso emettere e-fatture senza un gestionale?
Sì. Esistono portali e app che generano l’XML e gestiscono l’invio allo SDI. Valuta funzioni come controlli pre-invio, gestione anagrafiche e conservazione per scegliere la soluzione più adatta.
Come correggo una fattura scartata dallo SDI?
Lo scarto annulla l’invio precedente. Correggi i campi indicati nella ricevuta di scarto, genera un nuovo XML con numero e data coerenti e invialo nuovamente allo SDI.
La fatturazione elettronica vale anche per i forfettari?
La disciplina ha previsto estensioni progressive e possibili esenzioni nel tempo. Le regole possono cambiare: consulta fonti ufficiali per verificare la tua posizione aggiornata.
Riepilogo in breve
- L’XML FatturaPA è il documento valido; il PDF è solo di cortesia.
- Lo SDI controlla, recapita e rilascia notifiche di esito.
- Dati fiscali, canale corretto e ricevute sono fondamentali.
- Conservazione digitale a norma per documenti e ricevute.
- Strumenti diversi: scegli in base a volume, funzioni e budget.
Comprendere struttura, canali e ricevute riduce errori e rallentamenti. Imposta controlli essenziali, verifica gli esiti e organizza la conservazione per garantire tracciabilità e reperibilità nel tempo, mantenendo procedure semplici e documentate.
Queste informazioni hanno finalità generali e non sostituiscono gli aggiornamenti ufficiali. In caso di dubbi sulla tua situazione, consulta la documentazione istituzionale e le specifiche tecniche aggiornate prima di emettere o ricevere fatture.