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La fatturazione elettronica è la modalità standard con cui imprese e professionisti emettono e ricevono fatture in Italia. Circola in digitale tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e adotta il tracciato XML FatturaPA; molti la conoscono anche come e‑fattura. In questa guida trovi spiegazioni operative, esempi e consigli pratici su emissione, ricezione e conservazione digitale.
In poche mosse: la fatturazione elettronica passa dallo SdI, richiede dati completi, va firmata/inviata correttamente e conservata nel tempo. Qui scopri come funziona, gli errori frequenti e come impostare un flusso semplice che riduca tempi e rischi documentali.
Che cos’è e a cosa serve la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è un sistema di emissione e scambio di fatture in cui il documento nasce, viaggia e resta in formato digitale. Non è un PDF: è un file XML strutturato, leggibile da software e da enti, pensato per automatizzare controlli, scambi e archiviazione.
In Italia il flusso passa dal Sistema di Interscambio (SdI), che effettua verifiche minime e recapita la fattura al destinatario nel formato XML previsto dalle specifiche FatturaPA. L’obiettivo è ridurre errori, velocizzare i processi e tracciare in modo uniforme lo scambio dei documenti.
Chi deve usarla oggi?
Nella pratica, la adottano quasi tutte le imprese e la maggior parte dei professionisti, con alcune eccezioni che possono variare nel tempo per specifiche categorie o regimi agevolati. Se hai dubbi su obblighi e scadenze, verifica l’inquadramento con il tuo consulente per un orientamento aggiornato e adatto al tuo caso.
Come funziona lo scambio?
Il mittente crea la fattura nel tracciato previsto, indica il destinatario e invia il file allo SdI tramite il canale scelto (software, portale o integrazione). Lo SdI esegue controlli formali e inoltra la fattura; il mittente riceve notifiche (ricezione, scarto, consegna). In caso di scarto, si corregge e si rinvia.
Come si emette una e‑fattura passo per passo?
Per prima cosa, raccogli i dati obbligatori: dati fiscali delle parti, numero e data, imponibile, imposta, natura IVA se esente, riferimenti amministrativi (CIG/CUP dove serve), e metodo di pagamento. Assicurati che il tuo gestionale generi il formato XML FatturaPA e che supporti le nuove versioni delle specifiche.
Indica il destinatario: per le imprese usa il codice destinatario o PEC, per la Pubblica Amministrazione il codice ufficio; per consumatori finali si utilizza il codice convenzionale. Prima dell’invio puoi firmare digitalmente se richiesto dal tuo flusso interno o dal cliente.
Invia allo SdI dal tuo software o portale. Monitora l’esito: scarto (da correggere), mancata consegna (documento depositato in area riservata) o consegna (recapito avvenuto). Archivia la ricevuta insieme alla fattura per mantenere traccia di ciò che è successo, dal primo invio all’esito di consegna.
Passaggi fondamentali
- Verifica se rientri nell’obbligo e identifica il tuo canale SdI.
- Prepara i dati: anagrafica, partita IVA, CIG/CUP se richiesti.
- Genera il file XML FatturaPA con un software conforme.
- Invia la fattura tramite SdI e attendi l’esito.
- Gestisci scarti e notifiche, poi consegna al cliente.
- Conserva a norma i documenti per il periodo previsto.
Come archiviare a norma e per quanto tempo?
La conservazione non è un semplice “salvataggio”: occorre preservare integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Molte organizzazioni adottano un sistema di conservazione digitale a norma con pacchetti di versamento, indici e metadati, in modo da ritrovare e provare i documenti quando serve.
In generale, i documenti contabili si conservano a lungo; per molti soggetti il periodo è di 10 anni in linea con gli obblighi di tenuta delle scritture. Le regole operative sulla conservazione digitale sono descritte in linee guida e indicazioni ufficiali; scegli soluzioni che permettano esportazioni e verifiche nel tempo.
Buone pratiche: definisci ruoli e responsabilità, pianifica migrazioni se cambi fornitore, verifica periodicamente leggibilità e firme, conserva anche le ricevute SdI. Se operi su più sistemi, documenta il processo con istruzioni interne e un registro dei lotti conservati.
Errori comuni e come evitarli
- Dati anagrafici incompleti. Un codice fiscale errato o un indirizzo PEC obsoleto possono generare scarti o mancata consegna. Predisponi anagrafiche validate e aggiorna i riferimenti periodicamente.
- Codici IVA e nature non coerenti. L’errata indicazione della “natura” dell’operazione porta a rigetti. Mantieni un piano IVA chiaro nel gestionale e rivedilo con cadenza periodica.
- Formati o versioni non aggiornati. Le specifiche del tracciato evolvono: usa software in manutenzione attiva e leggi le note di rilascio prima degli aggiornamenti.
- Mancata gestione degli esiti. Ignorare notifiche di scarto prolunga l’incasso. Imposta alert automatici e una procedura per correggere e rinviare in tempi rapidi.
- Destinatario errato. Un codice ufficio PA o un codice destinatario sbagliato rallenta la consegna. Integra controlli preventivi e test in ambienti dedicati quando disponibili.
- Conservazione “solo in gestionale”. Se cambi fornitore rischi perdita di pacchetti e metadati. Prediligi un deposito conforme e verifica l’esportabilità nel lungo periodo.
- Assenza di deleghe e ruoli. Senza responsabilità chiare, gli errori passano inosservati. Nomina referenti, formalizza procedure e pianifica audit interni leggeri.
- Backup non verificati. Copie senza test non aiutano nel bisogno. Esegui restore periodici di prova e controlla hash o firme sui lotti conservati.
Vantaggi e limiti da conoscere
Quando ben impostata, la fatturazione elettronica consente inserimenti automatici nei gestionali, riduce tempi di data entry e migliora la qualità delle riconciliazioni. Il formato strutturato facilita la ricerca, il controllo dei campi e la predisposizione di analisi contabili.
Fra i limiti, l’adozione richiede disciplina sui dati, aggiornamenti periodici di software e processi, oltre alla gestione di notifiche e versioni del tracciato. In cambio, l’organizzazione guadagna tracciabilità, storicizzazione e standard condivisi lungo la filiera, dalla prima emissione alla conservazione.
Domande frequenti
Serve sempre la firma digitale sulla fattura elettronica?
Nel ciclo B2B non è sempre richiesta per la validità fiscale del file XML. Molte aziende la usano per policy interne o per integrazione documentale. Verifica con il tuo consulente quando è necessaria nel tuo processo.
Come ricevo le fatture se non ho un gestionale dedicato?
Puoi usare un canale base (PEC/codice destinatario) o l’area riservata online. Lì troverai le fatture recapitate e potrai scaricarle, visualizzarle e organizzarle per il tuo flusso interno.
Posso ancora inviare fatture cartacee o PDF?
La carta/PDF non sostituisce l’e‑fattura quando la normativa prevede il flusso elettronico tramite SdI. Puoi condividere un PDF di cortesia, ma non ha valore sostitutivo del file XML.
Cosa succede se lo SdI scarta la fattura?
Ricevi una notifica di scarto con il motivo. Correggi i campi indicati (per esempio dati fiscali o incoerenze) e rinvia la fattura. Conserva anche le notifiche come prova del processo.
Quanto tempo devo conservare le fatture elettroniche?
Di norma i documenti contabili si conservano per lunghi periodi, spesso 10 anni. Valuta linee guida ufficiali e prassi del tuo settore per definire un ciclo di conservazione adeguato e documentato.
Posso cambiare fornitore senza perdere lo storico?
Sì, se hai conservato correttamente pacchetti e metadati. Prima della migrazione pianifica l’esportazione, testa campioni e assicurati che la nuova piattaforma gestisca import, indici e verifiche dei lotti.
Punti da ricordare
- Lo SdI è il canale centrale: genera e invia XML FatturaPA con dati completi.
- Monitora esiti e correggi rapidamente gli scarti per non ritardare gli incassi.
- Pianifica una conservazione digitale a norma, con indici e ricevute.
- Riduci errori con anagrafiche validate e tracciato sempre aggiornato.
- Valuta pro e limiti: più automazione richiede processi e responsabilità chiare.
Impostare bene la fatturazione elettronica significa rendere ripetibili i passaggi, ridurre eccezioni e facilitare controlli successivi. Parti dai dati, dai ruoli e da un software affidabile, poi misura i tempi di gestione: piccole ottimizzazioni su errori e notifiche generano benefici tangibili su incassi e qualità contabile.
Ricorda che norme e specifiche possono aggiornarsi. Mantieni il tuo processo documentato, esegui verifiche periodiche e coordina i cambi con chi gestisce amministrazione e sistemi. Così la tecnologia resta al servizio dell’operatività di tutti i giorni, senza appesantire il lavoro.