Che cos'è la PEC certificata, come usarla e quanto costa

La PEC certificata è la versione “ufficiale” della posta elettronica: genera ricevute opponibili che attestano invio e consegna. Nata per dare certezza a mittente e destinatario, la Posta Elettronica Certificata si usa tramite una casella PEC dedicata, distinta dall’email ordinaria, per comunicazioni che richiedono valore legale.

In questa guida trovi significato, quando serve, differenze rispetto all’email, scelte per la casella e buone pratiche. Useremo esempi concreti e analogie semplici, come “raccomandata digitale”, per chiarire quando le ricevute di consegna fanno davvero la differenza.

La PEC è una email con ricevute che certificano invio e consegna. Serve quando vuoi prova opponibile delle comunicazioni. Scegli la casella in base a capienza e conservazione, usa PEC–PEC, verifica l’indirizzo e conserva le ricevute nel tempo.

Quando serve la PEC certificata per imprese e professionisti?

La PEC è utile quando devi dimostrare che un messaggio è stato inviato e consegnato a un indirizzo idoneo. È la scelta naturale per comunicazioni formali con clienti, fornitori e pubbliche amministrazioni, dove contano data certa e tracciabilità.

Chi è obbligato ad averla?

L’obbligo o meno dipende dalle norme di settore e dalla forma giuridica. Molte imprese e professionisti iscritti ad albi devono indicare un indirizzo PEC nei registri: verifica con il tuo ordine o con il consulente di fiducia prima di decidere.

In Italia la PEC è inquadrata da regole specifiche e, nei casi previsti, consente effetti simili alla raccomandata A/R per invio e consegna. La base normativa è il DPR 68/2005.

Fatti essenziali sulla PEC

• La PEC certificata genera ricevute di accettazione e consegna con data e ora.
• Ha valore legale simile alla raccomandata A/R nei casi previsti dalla legge.
• L’indirizzo è associato a una persona o ente; la gestione può essere delegata.
• La capienza della casella incide sulla ricezione: mantenere spazio disponibile.
• I log e le ricevute vanno conservati; verifica i tempi del fornitore.
• Non cifra i contenuti end-to-end: attenzione a dati riservati.

Qual è la differenza tra PEC certificata ed email ordinaria?

L’email ordinaria non fornisce prova di consegna opponibile; la PEC produce due ricevute (accettazione e consegna) con marca temporale e riferimenti tecnici. In pratica, è come passare da una cartolina a una raccomandata digitale che lascia tracce verificabili.

A livello europeo, il Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS) definisce i “servizi di recapito elettronico certificato”, il quadro concettuale cui si ispira l’ecosistema PEC nazionale, pur con specificità locali.

Attenzione: la PEC non è crittografata end-to-end. Se devi garantire integrità e paternità di un documento, abbina una firma digitale all’allegato, oltre all’invio tramite PEC.

Quale casella PEC scegliere e quanto costa?

Le offerte differiscono per capienza casella, strumenti di conservazione, filtri antispam, alias, regole e supporto. Valuta anche l’eventuale dominio personalizzato (es. nomeazienda.it) se vuoi allineare PEC e identità del tuo brand.

Per professionisti basta spesso una casella singola con spazio adeguato e conservazione automatica delle ricevute. Per PMI e gruppi, considera utenti multipli, ruoli e log di accesso. Per realtà più strutturate, verifica integrazioni con sistemi documentali e gestione deleghe.

Quanto al prezzo, varia in base a spazio, servizi inclusi e durata. Confronta il valore complessivo: affidabilità, tempi di conservazione delle ricevute, assistenza e funzioni amministrative pesano più del solo canone.

Come usare la PEC in modo corretto

Regola d’oro: invia sempre da PEC a PEC. Inviare da PEC a email normale può fallire o non produrre ricevute complete. Prima dell’invio, verifica l’indirizzo del destinatario (es. cercandolo nell’indice INI-PEC) e scrivi un oggetto chiaro con riferimenti utili.

Come si prova l’avvenuta consegna?

Conserva le ricevute di accettazione e consegna e, se possibile, abilita la conservazione sostitutiva del provider. Quando serve, allega le ricevute al messaggio originale per mostrare il percorso tecnico dell’invio.

Gestisci allegati leggeri e in formati standard: file troppo grandi possono bloccare la casella del destinatario. Per documenti sensibili, valuta cifratura del file e protezione con password condivisa su canali separati.

Casi d’uso concreti e frequenti

La PEC semplifica molte situazioni “a rischio fraintendimento”, perché documenta chi ha inviato cosa e quando. Ecco alcuni scenari tipici in cui la certezza di invio/consegna evita contestazioni.

• Comunicazioni formali con clienti e fornitori. Invia ordini, richieste o risoluzioni contrattuali con prova di consegna. In caso di contestazioni, potrai esibire le ricevute come evidenza tecnica.
• Disdette e recesso da servizi. Quando i contratti lo consentono, la PEC sostituisce la raccomandata. Conserva le ricevute e l’allegato inviato come pacchetto probatorio.
• Solleciti di pagamento e messa in mora. La PEC documenta data e testo del sollecito. Mantieni un tono professionale e indica termini e riferimenti del rapporto.
• Invio di documentazione contabile. Bilanci, note integrative, libri sociali digitali: verifica i destinatari e usa formati aperti per leggibilità futura.
• Rapporti con la Pubblica Amministrazione. Domande, istanze o integrazioni possono richiedere PEC. Segui la modulistica indicata dall’ente e cita i protocolli ricevuti.
• Comunicazioni tra soci o amministratori. Convocazioni, verbali o delibere viaggiano con tracciabilità. Prepara oggetto e allegati in modo coerente con l’ordine del giorno.
• Gestione di reclami e riscontri. La PEC crea una cronologia verificabile. Struttura i messaggi con saluti, corpo, richieste puntuali e eventuali allegati numerati.
• Invio di contratti firmati digitalmente. La PEC trasporta il documento firmato; la firma digitale ne attesta l’integrità, la PEC l’avvenuta consegna a un indirizzo idoneo.

Limiti, rischi e buone pratiche

La PEC non è una cassaforte: non cifra automaticamente i contenuti e può essere bersaglio di tentativi di phishing. Diffida di messaggi inattesi, verifica domini e non scaricare allegati sospetti. Per dati sensibili, applica cifratura dei file e adotta principi di minimizzazione.

Controlla periodicamente spazio e inoltri: una casella piena può impedire la consegna. Tieni aggiornati i contatti ufficiali nei registri e pianifica la conservazione di messaggi e ricevute, così da poter ricostruire la storia delle comunicazioni quando necessario.

Domande frequenti

In sintesi operativa

• La PEC certificata attesta invio e consegna con valore legale nei casi previsti.
• Usala da PEC a PEC, verificando il destinatario e conservando le ricevute.
• Scegli la casella per capienza, conservazione, ruoli e dominio.
• La PEC non cifra end-to-end; non inviare dati sensibili senza altre tutele.
• Verifica sempre obblighi di legge e prassi del tuo settore.

Usata correttamente, la PEC riduce frizioni e contestazioni perché crea una traccia tecnica affidabile. Concentrati sulle basi: indirizzi verificati, oggetti chiari, allegati leggeri, conservazione ordinata e gestione degli accessi. Così trasformi un messaggio digitale in una comunicazione documentabile nel tempo.

Per scelte e casi con impatto giuridico, consulta le regole del tuo settore o un professionista qualificato. L’obiettivo è comunicare in modo chiaro, sicuro e verificabile: con poche abitudini robuste, la tua PEC diventa uno strumento semplice e davvero efficace.