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Il DDT è il documento di trasporto che accompagna la merce lungo il tragitto fino alla consegna. Conosciuto anche come bolla di accompagnamento o nota di consegna, rende tracciabili movimenti, quantità e causali. In questa guida trovi indicazioni pratiche: cosa contiene, come compilarlo bene e quando usarlo rispetto a CMR e fattura.
Compila il DDT con data e numero progressivo, descrizioni precise delle merci, causale chiara, luoghi e vettore. Verifica le firme quando opportuno e conserva il documento in digitale. Così riduci contestazioni, semplifichi la fattura differita e ottieni una traccia completa delle consegne.
Che cos’è il DDT e a cosa serve?
Il DDT certifica l’uscita o l’ingresso delle merci e segue il collo fino al destinatario. Serve come documento di accompagnamento, fa da base alla registrazione contabile e, soprattutto, come prova di consegna in caso di contestazioni. Nella prassi aziendale abilita anche la fattura differita, emessa entro i termini di legge a partire dai DDT del periodo.
Quali dati sono obbligatori nel DDT?
I principali dati obbligatori includono: data e numero progressivo, dati di mittente e destinatario, descrizione delle merci, quantità e unità di misura, causale di trasporto, luogo di partenza e di destinazione, dati del vettore e targa del mezzo quando rilevanti.
Quando si usa al posto della fattura?
Si emette quando la merce viaggia senza fattura immediata: il DDT accompagna la spedizione e consente la fattura differita ribaltando i riferimenti riportati sul documento di trasporto. È utile anche per resi, conto visione o lavorazioni esterne, poiché rende chiaro il motivo dello spostamento.
Campi obbligatori e consigli pratici
Compilare bene i campi riduce errori e ritardi. Ecco come trattare i più importanti, con suggerimenti rapidi per evitare dubbi e rallentamenti operativi.
- Data e numero: usa una numerazione progressiva unica per serie e anno.
- Mittente/destinatario: verifica ragione sociale, indirizzo e partita IVA.
- Descrizione: indica natura, modello o codice, e imballi.
- Quantità e unità: allinea con ordini e magazzino.
- Luoghi e vettore: specifica ritiro, consegna e contatti del trasportatore.
Per documenti ripetitivi, crea modelli con campi precompilati e un controllo finale. Una checklist aiuta a individuare omissioni prima dell’uscita merce e a mantenere coerenza tra ordini, DDT e fatture.
Compilazione DDT in pratica
- Intesta il DDT con dati di mittente e destinatario.
- Indica data e numero progressivo del documento.
- Descrivi le merci: quantità, unità di misura, natura e imballi.
- Specifica causale del trasporto e luogo di consegna.
- Inserisci dati del vettore e targa del mezzo.
- Aggiungi riferimenti all’ordine o fattura, se presenti.
- Firma digitale o autografa e conserva copia conforme.
Quali causali di trasporto scegliere?
La causale spiega perché le merci si muovono. Sceglila in modo specifico: evita formule generiche come “varie”. Alcuni esempi frequenti e utili in azienda:
- Vendita: movimento per cessione al cliente.
- Conto visione: invio per visione, senza trasferimento di proprietà.
- Conto lavorazione: materiale verso terzista per lavorazioni esterne.
- Reso da cliente/fornitore: rientro di merce.
- Omaggio/campioni: invio senza addebito.
- Trasferimento tra sedi: spostamento interno di magazzino.
Una causale chiara accelera accettazione e contabilità; concordala prima con chi gestisce ordini e trasporti, così eviti rettifiche successive.
Qual è la differenza tra DDT e CMR?
Il DDT vale per i movimenti interni e nazionali e documenta la circolazione dei beni; la lettera di vettura CMR invece si usa nei trasporti internazionali su strada e regola il contratto di trasporto. La lettera di vettura CMR è emessa in tre esemplari, uno per ciascuna parte principale coinvolta. Nel traffico internazionale puoi avere sia DDT (per la tua contabilità) sia CMR (per il vettore), con dati coerenti tra i documenti.
Errori comuni e soluzioni
Molti problemi nascono da dettagli trascurati. Questa lista ti aiuta a prevenirli con azioni semplici e controlli ripetibili.
- Numerazione discontinua. Un salto di numeri complica ricerche e controlli. Usa una serie per anno e un sistema che blocchi duplicati; conserva un registro di emissione.
- Causale generica o errata. Una causale poco chiara crea dubbi a chi riceve. Scegli una voce specifica e coerente con l’ordine; evita “varie” se puoi.
- Dati del vettore mancanti. Senza trasportatore e targa è difficile ricostruire il viaggio. Inseriscili sempre o indica chi fa il ritiro con mezzi propri.
- Luogo di consegna assente. Il corriere può fermarsi o consegnare in ritardo. Indica indirizzo completo e, se utile, riferimenti di orario o reparto.
- Descrizioni troppo generiche. Scrivere solo “ricambi” può non bastare. Aggiungi codice, modello o lotto per distinguere chiaramente gli articoli simili.
- Quantità o unità incoerenti. Differenze con l’ordine generano contestazioni. Allinea unità di misura (pz, kg, m) e riconcilia con i documenti del magazzino.
- Firme non raccolte. Una consegna senza firma lascia spazio a contestazioni. Se possibile fai firmare chi riceve e conserva la scansione insieme al DDT.
Conservazione, firma e invio
Per la conservazione digitale, salva il DDT in formato non modificabile, con metadati utili (data, numero, cliente) e procedure di backup. La firma digitale o l’apposizione di firme autografe in ritiro rafforzano l’affidabilità del documento come prova di avvenuta consegna.
Il documento di trasporto (DDT) accompagna la merce e consente l’emissione della fattura differita.
Invia i DDT al cliente quando richiesto e collega sempre i riferimenti nei sistemi gestionali. Digitalizzare i flussi riduce tempi di ricerca e facilita le riconciliazioni con ordini e fatture. In caso di errori, emetti un documento corretto e conserva entrambi per tracciare le modifiche interne.
Domande frequenti
Il DDT è obbligatorio per tutte le consegne?
Dipende dal contesto operativo e dalla prassi. In molte situazioni è necessario un documento di accompagnamento per chiarire causale, quantità e destinatario. In caso di dubbi, concorda con cliente e vettore la documentazione da usare.
Quanti anni devo conservare il DDT?
Conservalo per un periodo adeguato alle esigenze fiscali e civilistiche dell’azienda (spesso fino a dieci anni). Valuta politiche interne e confrontati con il consulente per definire tempi e modalità di archiviazione.
Posso emettere un DDT retrodatato?
In genere no: la data deve riflettere la partenza o la consegna effettiva. Se rilevi un errore, correggi il documento e mantieni traccia delle rettifiche per assicurare trasparenza nei controlli interni.
Il DDT sostituisce la fattura?
No. Il DDT non sostituisce la fattura: documenta il movimento della merce e consente la fattura differita, che richiama i riferimenti presenti sul documento di trasporto.
Serve la firma del destinatario sul DDT?
La firma del destinatario non è sempre richiesta, ma è una prassi utile come prova di avvenuta consegna. Se possibile, raccoglila e conserva la scansione insieme al documento.
In sintesi operativa
- Il DDT documenta consegna e consente la fattura differita.
- Campi chiave: data, numero, parti, descrizione, quantità, causale, luoghi, vettore.
- Usa causali specifiche e numerazione progressiva coerente.
- DDT e CMR coprono ambiti diversi; nel cross-border serve la CMR.
- Conservazione digitale e firme migliorano integrità e reperibilità.
Un DDT chiaro riduce le incomprensioni e accelera magazzino, trasporti e contabilità. Definisci modelli standard, istruzioni interne e controlli di qualità: bastano pochi minuti per evitare errori che portano a contestazioni o ritardi. Per casi particolari o dubbi interpretativi, confrontati con il tuo consulente di fiducia.
Adottare procedure semplici – numerazione progressiva, descrizioni precise, causali esplicite e conservazione digitale – rende l’intero flusso più robusto. Così migliori la collaborazione con clienti e vettori, mantieni documentazione completa e sei pronto a ricostruire ogni consegna quando serve.