5 
0 
Stai valutando Vinitaly, il principale salone del vino a Verona? Questa guida operativa ti mostra come prepararti, fissare incontri e gestire le degustazioni in modo efficace, evitando sprechi di tempo ed energie. È pensata per aziende, buyer e appassionati che vogliono muoversi con metodo.
Organizza obiettivi, accredito e agenda in anticipo; concentra le degustazioni con criterio, prendendo note chiare. Rispetta tempi ed etichetta, e invia il follow-up entro 72 ore. Così trasformerai i contatti in relazioni e opportunità concrete.
Che cos’è Vinitaly e perché conta
È una fiera internazionale dove il vino incontra business e comunicazione: cantine, consorzi, buyer, distributori e operatori Ho.Re.Ca. si danno appuntamento per scoprire novità, costruire relazioni e creare contatti qualificati.
Per le aziende, è un acceleratore di opportunità: in pochi giorni si concentra ciò che altrove richiederebbe mesi. Per i visitatori professionali, è l’occasione per allineare gli obiettivi ai trend del mercato del vino e mappare i player più rilevanti per canale e prezzo.
Per chi è davvero utile
Per cantine e consorzi che vogliono posizionamento del brand e nuovi sbocchi; per importatori alla ricerca di portafogli coerenti; per ristorazione e retail in scouting di etichette. È un contesto B2B (business-to-business) con alcune iniziative aperte al pubblico: verifica sempre le condizioni di accesso.
Quando conviene andare e per quanto tempo?
Se puoi scegliere, prediligi le prime ore del mattino: gli stand sono più tranquilli e si dialoga meglio. Un giorno basta per un assaggio, due o tre per un lavoro strutturato su categorie e mercati.
Organizza il flusso per padiglione e corridoio, evitando salti continui. Sii realistico: inserisci pause brevi, acqua e snack. La qualità delle note è più importante della quantità dei calici provati.
Esempio di agenda di 1 giorno
- 9:00–10:30: visite a stand pianificati con obiettivi chiari.
- 10:45–12:00: degustazioni tematiche (es. vitigni autoctoni).
- 12:00–13:00: pausa e revisione note, priorità pomeridiane.
- 13:00–15:30: incontri con prospect e follow-up on the spot.
- 15:45–17:30: novità di categoria e benchmarking prezzi/posizionamento.
Passi essenziali per Vinitaly
- Definisci obiettivi e pubblico da incontrare.
- Richiedi accredito o acquista il biglietto ufficiale.
- Prenota alloggio e trasporti con largo anticipo.
- Pianifica l’agenda e le tappe per padiglione.
- Prepara materiali, campioni e modulo note degustazione.
- Rispetta tempi, etichetta e ritmo delle degustazioni.
- Invia follow-up personalizzati entro 72 ore.
Ingresso, accredito e pianificazione dell’agenda
Controlla per tempo i requisiti: in molte edizioni è richiesto l’accredito professionale o il biglietto nominale. Tieni a portata documenti aziendali e un indirizzo e-mail operativo.
Prima di concludere l’acquisto, leggi con attenzione il regolamento visitatori: condizioni d’uso del badge, accessi, orari, eventuali limitazioni su campioni e materiali promozionali.
Per ottimizzare gli spostamenti, studia le mappe dei padiglioni e raggruppa gli incontri per area geografica o per categoria (es. spumanti, rossi da invecchiamento, bio). Definisci “fasce” per tipologia di interlocutore.
Checklist pre-fiera (8 passi)
- Obiettivi SMART. Specifica quale risultato vuoi: nuovi importatori in un mercato, candidature per carte vini, o confronto con competitor. Una priorità unica per fascia oraria aiuta a dire dei no costruttivi.
- Calendario condiviso. Usa un tool con slot da 20–30 minuti, buffer tra appuntamenti e contatti aggiornati. Condividi ruolo, lingua e tema di ciascun incontro per evitare fraintendimenti operativi.
- Materiali. Biglietti da visita, QR con schede tecniche, price list orientative, immagini prodotto. Prepara un foglio di “valore” che racconti unicità, sostenibilità e punti di prova in due paragrafi.
- Campioni e strumenti. Se sei espositore, cura temperatura, ghiaccio e cavatappi di scorta. Se sei visitatore, porta un taccuino modulare per note rapide (aromi, acidità, tannino, abbinamenti).
- Agenda. Inserisci 20% di margine per ritardi. Alterna degustazioni tecniche a incontri commerciali per mantenere lucidità e continuità di relazione.
- Team e ruoli. Chi apre, chi ascolta, chi prende appunti. Stabilisci un codice sintetico per valutare interesse, urgenza e prossimi passi (es. A/B/C + data).
- Budget e logistica. Alloggio vicino o facile da raggiungere, transfer e pasti veloci. Zaino leggero, power bank, salviette e bottiglietta riutilizzabile.
- Piano B. Cosa fai se salta un incontro chiave? Prepara liste alternative per slot vuoti: masterclass, stand mirati, o mappatura competitor.
Strumenti utili
Template per note degustazione, agenda condivisa, etichette adesive per campioni e un mini pitch di 30 secondi. Semplifica: meno strumenti, ma integrati e realmente usati dal team.
Etichetta di degustazione e ritmo di lavoro
Un buon comportamento ti fa ricordare per i motivi giusti. Cura tempi, pulizia del calice, domande pertinenti e rispetto del lavoro degli espositori, senza perdere il filo del tuo obiettivo.
- Chiarezza e rispetto. Presentati, spiega il motivo della visita e chiedi il tempo disponibile.
- Ordine di assaggio. Procedi dai vini più leggeri ai più strutturati; usa il cestello di risputa per restare lucido.
- Igiene e sicurezza. Evita profumi intensi, usa gel mani e calici puliti. Bevi acqua tra un assaggio e l’altro.
- Domande mirate. Vigneti, annate, stili; ma non monopolizzare il banco se c’è coda.
- Note utili. Annota pochi punti chiave: aroma dominante, struttura, potenziale, prezzo indicativo. Usa una scala coerente per tutte le degustazioni.
- Foto e etichette. Chiedi sempre il permesso per scatti al banco o alla documentazione.
- Chiusura. Ringrazia, ricapitola in 20 secondi i prossimi passi e concorda un follow-up con data.
Follow-up e misurazione
Invia e-mail entro 24–72 ore, citando il vino assaggiato, il valore percepito e la proposta di next step. Allegare schede tecniche e foto del campione facilita il ricordo.
Classifica i contatti per potenziale e urgenza, pianifica richiami calendarizzati e aggiorna il CRM (Customer Relationship Management, gestione delle relazioni) con note chiare. Un promemoria condiviso evita dimenticanze.
Misura l’esito: numero di conversazioni qualificate, campioni spediti, incontri fissati, opportunità create. Questo cruscotto guiderà le scelte per la prossima edizione.
Domande frequenti
Serve essere un operatore per entrare?
L’accesso è generalmente orientato ai professionisti del settore. Le condizioni possono variare per alcune iniziative collaterali: verifica sempre accreditamento, requisiti e documenti richiesti dall’organizzazione.
Come fissare appuntamenti con buyer e importatori?
Contatta i referenti con 2–3 settimane di anticipo, proponi slot di 20–30 minuti e spiega in breve ciò che offri. Conferma 48 ore prima e condividi luogo, stand e recapito.
Posso portare campioni o materiale promozionale?
Dipende dalle regole di accesso e dal ruolo (espositore o visitatore). Informati su limiti, numeri e modalità di consegna; etichetta sempre i campioni per riconoscerli nelle note.
Ci sono degustazioni a numero chiuso o masterclass?
Spesso sì, con registrazione anticipata o posti limitati. Pianifica in agenda orari e spostamenti, lasciando margine per accessi e code. Presentati puntuale e porta il badge.
Qual è il dress code consigliato?
Business casual comodo: scarpe adatte a molte ore in piedi, strati leggeri e colori neutri. Porta un ricambio minimal in caso di imprevisti o cambi meteo.
Come gestire alcol e stanchezza durante le degustazioni?
Usa sempre il cestello di risputa, alterna acqua e assaggi, inserisci pause brevi. Prediligi qualità su quantità e pianifica l’ordine dei vini per mantenere lucidità.
In sintesi operativa
- Obiettivi, accredito e agenda vanno definiti prima di partire.
- Programma tappe per padiglione, con pause e note strutturate.
- Etichetta e ascolto migliorano relazioni e memoria degli assaggi.
- Follow-up entro 72 ore con next step chiaro e materiali utili.
- Misura risultati per ottimizzare la prossima edizione.
Con una preparazione essenziale – obiettivi chiari, agenda realistica e materiali pronti – Vinitaly smette di essere un labirinto e diventa una sequenza di incontri che contano. Concentrati su poche azioni ad alto impatto, mantieni il ritmo e cura la documentazione: così eviterai di disperdere energie.
Ricorda: il valore nasce dall’abbinare l’esperienza in fiera a un follow-up preciso. Rileggi le note il giorno dopo, aggiorna le priorità e cancella il superfluo. Ogni edizione è un test: ciò che misuri oggi guiderà scelte migliori domani.