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La fatturazione elettronica digitalizza l’emissione, l’invio e l’archiviazione delle fatture, sostituendo i documenti su carta. In pratica, l’e‑invoice nasce in formato strutturato (di norma XML) e viaggia attraverso un sistema che controlla e inoltra i file. Il processo si chiude con la conservazione digitale per garantire integrità e reperibilità nel tempo.
Vuoi capire in pochi minuti cos’è la fatturazione elettronica? Qui trovi una spiegazione chiara di cos’è, come funziona il SdI, quali dati contiene una e‑fattura e come gestire emissione, ricezione e conservazione in modo ordinato.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SdI)?
In breve, SdI riceve il file della fattura, esegue controlli formali e lo recapita al destinatario identificato. Il Sistema di Interscambio è il nodo che smista e traccia le fatture tra emittente e destinatario, generando notifiche di esito che confermano ricezione, recapito o eventuale scarto.
Quali dati contiene una fattura elettronica?
Le specifiche tecniche XML definiscono struttura e formati dei campi: così software diversi possono capirsi e ridurre errori. In pratica, la fattura è un insieme ordinato di sezioni che descrivono soggetti, beni/servizi, imposte e pagamenti.
- Dati del fornitore (cedente/prestatore). Includono denominazione, identificativi fiscali e sede. Servono a riconoscere chi emette e a garantire tracciabilità.
- Dati del cliente (cessionario/committente). Comprendono anagrafica e identificativi necessari al recapito. Una corretta anagrafica velocizza la riconciliazione contabile.
- Linee di dettaglio. Descrivono beni o servizi con quantità, prezzi, sconti e imposte. Le linee di dettaglio aiutano a capire cosa è stato fornito.
- Imposte e aliquote. Riassumono i calcoli fiscali applicati alle linee. Una struttura coerente evita incongruenze tra imponibile, imposta e totale.
- Ritenute, contributi, bollo. Quando presenti, vanno indicati in sezioni dedicate. Queste componenti incidono sul totale da versare.
- Pagamenti. Specificano scadenze, IBAN e condizioni. Chiarezza su modalità di pagamento e termini supporta la gestione del cash flow.
- Riferimenti e documenti collegati. Ordini, DDT o contratti collegano la fattura agli step precedenti del ciclo.
- Allegati. Possono includere documenti di supporto (es. PDF di cortesia). Non sostituiscono i dati strutturati della fattura.
Questa organizzazione facilita controlli automatici e riconciliazioni: più i dati sono puliti e coerenti, più diminuiscono errori e tempi di gestione.
Punti chiave della fatturazione
- La fatturazione elettronica digitalizza emissione, trasmissione e conservazione delle fatture.
- Il Sistema di Interscambio (SdI) instrada i documenti tra emittente e destinatario.
- Il formato tipico è XML con campi standardizzati.
- La firma digitale e il riferimento temporale garantiscono integrità e data.
- Per la ricezione servono PEC o codici destinatario/QR.
- La conservazione a norma richiede archiviazione strutturata per un periodo definito.
Come si emette e come si riceve?
Nel ciclo attivo l’emittente prepara il file, effettua alcuni controlli e lo invia a SdI. Per il recapito, il destinatario può essere identificato tramite codice destinatario, indirizzo PEC o altri canali supportati dal software di fatturazione. Le notifiche di SdI consentono di monitorare l’esito e intervenire in caso di errori formali.
Canali e recapito
Se il cliente comunica un codice o un canale preferito, conviene registrarlo in anagrafica e usarlo in modo coerente. In assenza, si possono impiegare alternative compatibili con il proprio software di fatturazione, mantenendo sempre traccia dei tentativi e degli esiti per una gestione ordinata.
Quali errori comuni e come evitarli?
La maggior parte dei problemi nasce da dati incompleti o incoerenti. Un approccio preventivo, basato su validazioni e controlli di coerenza, riduce scarti e ritardi nei pagamenti.
- Dati anagrafici incompleti. Nomi, identificativi fiscali o indirizzi errati complicano il recapito. Mantieni anagrafiche aggiornate e verifica i campi obbligatori prima dell’invio.
- Codici di recapito mancanti o sbagliati. Un codice destinatario non valido impedisce la consegna. Chiedi conferma al cliente e registra le preferenze in modo stabile.
- Incongruenze tra imponibile e imposte. Differenze di arrotondamento o aliquote errate generano scarti. Allinea le regole di calcolo e usa tabelle condivise.
- Riferimenti documentali assenti. Senza ordini o DDT collegati, la riconciliazione è più lenta. Integra sempre i riferimenti necessari per il controllo.
- Conservazione non strutturata. Archivi disordinati rallentano le ricerche. Predisponi una classificazione coerente e definisci responsabilità chiare.
Come gestire conservazione e controlli?
Una conservazione digitale a norma tutela l’integrità dei documenti e la loro reperibilità nel tempo. È utile definire un piano di conservazione con regole condivise per versamento, indicizzazione e accesso ai file, oltre a periodiche verifiche di leggibilità.
Quanto tempo conservare i documenti?
La durata dipende dal quadro normativo applicabile e dalla natura dei documenti. In mancanza di certezze, è prudente adottare un orizzonte conservativo che non pregiudichi il reperimento, chiedendo supporto a professionisti quando necessario.
Quali verifiche interne servono?
Controlli periodici su metadati, firme e riferimenti temporali aiutano a prevenire problemi di integrità. Eseguire restore di prova e verifiche di accesso garantisce che i documenti restino utilizzabili anche a distanza di anni.
Domande frequenti
Cos'è il codice destinatario e a cosa serve?
È un identificativo che aiuta il Sistema di Interscambio a recapitare la fattura al canale preferito del cliente. Avere e gestire il codice corretto riduce i tentativi falliti.
La fatturazione elettronica sostituisce la carta?
Sì, perché il documento nativo è digitale e contiene dati strutturati. Un eventuale PDF è solo di cortesia: non sostituisce il file in formato strutturato.
Si possono allegare documenti alla fattura elettronica?
Sì, come allegati tecnici. Servono per supporto e non rimpiazzano i dati strutturati, che restano la fonte primaria per controlli e riconciliazioni.
Come leggo un file XML della fattura?
Puoi usare un visualizzatore che mostra i campi in modo leggibile. In alternativa, molti software di fatturazione offrono una vista “umana” dei dati XML.
Qual è la differenza tra PEC e codice destinatario?
La PEC è una casella di posta certificata, mentre il codice identifica un canale di recapito. Entrambi consentono a SdI di consegnare la fattura al destinatario.
Cosa succede se SdI scarta una fattura?
Viene inviata una notifica di scarto con la motivazione. È possibile correggere i dati e procedere con un nuovo invio, dopo aver verificato le cause indicate.
Ricapitolando in breve
- Lo SdI instrada le fatture tra emittente e destinatario.
- Il formato XML standardizza dati, campi e verifiche.
- Emissione e ricezione richiedono canali identificati (PEC o codici).
- Errori tipici si riducono con validazioni e controlli.
- Conservazione a norma assicura integrità e reperibilità nel tempo.
La fatturazione elettronica porta ordine, trasparenza e automazione nel ciclo documentale. Concentrarsi su qualità dei dati, canali di recapito e processi di conservazione aiuta a evitare scarti e ritardi. Le informazioni qui fornite sono di carattere generale: per casi specifici è sempre opportuno confrontarsi con professionisti o fonti ufficiali aggiornate.