Che cos'è la fatturazione elettronica e come funziona?

La fatturazione elettronica è il sistema digitale con cui si emettono e si ricevono fatture in formato strutturato, sostituendo i documenti cartacei. In Italia ruota attorno al Sistema di Interscambio (SdI) e al tracciato XML FatturaPA, con regole tecniche e fiscali precise.

Questa guida spiega in modo semplice chi è obbligato, come avviene l’emissione e quali ricevute contano, con esempi e consigli per evitare errori comuni.

Obbligo diffuso, invio tramite SdI, formato XML FatturaPA, ricevute che certificano esito ed emissione, conservazione digitale a norma: ecco i punti cardine. In poche sezioni capirai cosa serve davvero, evitando errori tipici e dubbi ricorrenti.

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica?

Nel sistema italiano, l’obbligo riguarda la maggior parte delle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, con eccezioni specifiche previste dalla normativa. La Legge 205/2017 ha introdotto l’obbligo generalizzato a partire dal 1° gennaio 2019.

Per aziende e professionisti, significa emettere e ricevere fatture solo in formato strutturato, tramite canali accreditati. Chi ritiene di rientrare in un’esenzione deve verificare i casi previsti e conservare la documentazione che giustifica la deroga.

Esempi tipici: un artigiano che emette fattura a un’impresa, un consulente verso un privato, un fornitore verso una PA; in tutti i casi il documento viaggia in XML tramite SdI. La casistica reale è ampia: in caso di dubbi, confronta sempre le indicazioni ufficiali e l’inquadramento del tuo settore.

Qual è il formato corretto e come si invia allo SdI?

Il formato ammesso è il formato XML FatturaPA: un tracciato standard con campi codificati, eventuali firme e controlli di coerenza.

Il Sistema di Interscambio (SdI) riceve il file, effettua controlli formali e lo recapita al destinatario.

Per l’invio si usano portali web, PEC, software gestionali o canali accreditati; lato ricezione si indicano codice destinatario o indirizzo PEC. L’esito e la data rilevante dipendono dalle ricevute emesse dallo SdI, non dall’orario di email.

Le tempistiche seguono le regole di fattura immediata o differita: l’emissione avviene con l’invio allo SdI e la successiva ricevuta. Cura coerenza tra data documento, numerazione e riferimenti (per esempio DDT per la differita) per evitare scarti o incoerenze.

Quando il cliente fornisce un codice destinatario attivo, lo SdI recapita lì; in assenza, è possibile indicare la PEC o usare il codice convenzionale previsto. Concordare prima il canale riduce ritardi e notifiche di mancata consegna.

Punti essenziali rapidi

• L’obbligo riguarda la maggior parte delle operazioni tra soggetti stabiliti in Italia.
• Il formato ammesso è l’XML FatturaPA validato dallo SdI.
• L’invio avviene tramite Sistema di Interscambio o canali accreditati.
• Le ricevute SdI definiscono esito e data di emissione.
• Dati obbligatori e IVA seguono le norme vigenti.
• Conservazione digitale a norma per il periodo legale previsto.
• Scarti e invii tardivi possono comportare sanzioni.

Come si compila una fattura elettronica senza errori?

Compilare bene riduce scarti e ritardi. Di seguito, gli aspetti più critici da controllare prima dell’invio, con indicazioni pratiche per ridurre le correzioni.

Dati del cliente e identificativi

Verifica partita IVA o codice fiscale, indirizzo, regime IVA e codice destinatario/PEC. Coerenza e accuratezza aiutano a evitare mancata consegna e successive note di variazione.

Imposte, natura e imponibile

Controlla percentuali e basi delle aliquote IVA, arrotondamenti e totale. Se l’operazione è non imponibile, esente o reverse charge, indica la corretta natura e l’eventuale norma di riferimento.

Descrizione, quantità e prezzi

Una descrizione chiara di beni o servizi, con unità di misura e sconti applicati, previene contestazioni. Evita abbreviazioni ambigue e sigle non spiegate, specie in documenti destinati alla Pubblica Amministrazione.

Riferimenti e allegati

Inserisci, se richiesti, riferimenti a ordini, DDT, CIG/CUP o contratti. Usa allegati solo quando necessari e in formati ammessi; ricorda che l’XML resta l’originale rilevante ai fini probatori.

Se dopo l’invio emergono errori, si corregge con note di variazione; l’XML originale resta agli atti, mentre le rettifiche ristabiliscono i saldi. Una buona pratica è predisporre modelli per casistiche ricorrenti e validazioni automatiche nel gestionale.

1. Numerazione coerente: mantieni una sequenza chiara e senza salti. Cambi di anno o attività vanno gestiti con regole definite e costanti.
2. Coerenza anagrafica: verifica intestazioni, identificativi fiscali e indirizzi. Piccole imprecisioni generano disallineamenti nei sistemi di ricezione.
3. Imposte e arrotondamenti: usa criteri omogenei e controlli automatici. Le differenze di pochi centesimi causano contestazioni e pagamenti bloccati.
4. Riferimenti di ciclo: collega ordini, DDT o contratti quando richiesto. Il tracciamento rende più semplice la riconciliazione contabile.
5. Verifiche finali: controlli formali prima dell’invio riducono rigetti. Simula la validazione per individuare errori di schema o campi mancanti.

Quali ricevute e notifiche invia lo SdI?

Ogni invio genera messaggi che attestano controlli, consegna o problemi. Conoscere le principali ricevute aiuta a capire quando una fattura è davvero emessa e a prevenire disguidi.

• Ricevuta di consegna: conferma che il documento è stato recapitato al canale del destinatario. La data contenuta è spesso la data di emissione rilevante ai fini fiscali.
• Notifica di mancata consegna: il file è valido ma non raggiunge il destinatario (PEC piena o canale non disponibile). In questi casi, il SdI mette a disposizione la fattura in consultazione.
• Notifica di scarto: il file non supera i controlli (ad esempio, errori di schema o dati incoerenti). Occorre correggere ed effettuare un nuovo invio, con nuovo progressivo e data.
• Esito committente (settore PA): l’ente pubblico può accettare o rifiutare. Il rifiuto non elimina l’invio, ma richiede di gestire rettifiche secondo le regole contrattuali.
• Decorrenza dei termini: trascorso il tempo previsto senza esito, il sistema chiude il flusso. È utile per tracciare i tempi quando un canale di ricezione è indisponibile.
• Ricevuta di esito definitivo: riassume lo stato della fattura dopo eventuali tentativi. Consente di archiviare con certezza l’iter del documento nel gestionale.
• Notifiche di interoperabilità: riguardano configurazioni di canale o cambi del codice destinatario. Sono utili per verificare che la ricezione sia sempre attiva e corretta.

Se ricevi una notifica di scarto, intervieni sulle cause e ripeti l’invio come nuovo documento; la mancata consegna, invece, non richiede una nuova emissione ma una verifica del canale. Conserva sempre l’insieme di file e ricevute come prova del flusso.

Come funziona la conservazione digitale a norma?

La conservazione digitale a norma assicura integrità, autenticità e reperibilità dei documenti nel tempo. Non è una semplice archiviazione: segue regole tecniche e responsabilità definite.

Puoi gestirla internamente o affidarti a un conservatore qualificato. Il pacchetto di archiviazione deve includere indici, firme e marca temporale secondo le specifiche applicabili.

Il periodo di conservazione segue le previsioni civilistiche e fiscali. In caso di verifiche, è determinante poter esibire l’originale informatico dell’XML e le ricevute, non solo copie stampate o esportazioni PDF.

Organizza la conservazione con metadati utili alla ricerca (partita IVA cliente, numero fattura, date, importi). Definisci ruoli e permessi d’accesso, prevedendo audit trail per operazioni rilevanti.

Se cambi sistema o conservatore, pianifica l’esportazione dei pacchetti e la loro verifica. Test campione riducono il rischio di corruzione dei file e perdite di dati.

Cosa cambia per operazioni estere e nuove regole?

Le operazioni estere possono richiedere adempimenti e flussi differenti da quelli nazionali. Le prassi evolvono e l’armonizzazione europea procede: è importante restare aggiornati sugli sviluppi ufficiali.

Prima di impostare processi transfrontalieri, verifica codifiche, canali e tempistiche ammessi per ciascun Paese. Attieniti sempre alle istruzioni ufficiali e alle specifiche tecniche vigenti.

Termini e acronimi cambiano tra Paesi (CIUS, PEPPOL, UBL, EN 16931). Comprendere le equivalenze concettuali aiuta a dialogare con partner esteri e integratori, mantenendo allineata la documentazione tecnica.

Se il tuo business cresce all’estero, valuta in anticipo impatti su numerazione, valute, lingue e identificativi fiscali; predisporre regole chiare nel gestionale evita interventi urgenti all’ultimo momento.

Domande frequenti

In sintesi operativa

• Lo SdI è il canale unico per inviare e ricevere e-fatture.
• Il formato da usare è XML FatturaPA.
• Le ricevute determinano esito e tempi dell’emissione.
• Compilare correttamente riduce rigetti e ritardi.
• Conservazione digitale a norma tutela nel tempo.

La fatturazione elettronica riunisce aspetti tecnici e fiscali: conoscere canali, formato e ricevute riduce errori e tempi. Per casi particolari o dubbi interpretativi, è prudente consultare documentazione ufficiale e, se necessario, il proprio consulente.

Questa panoramica è informativa e non sostituisce le fonti normative. Mantieni i processi aggiornati, verifica periodicamente specifiche e scadenze e conserva correttamente documenti e ricevute per garantire tracciabilità e conformità.