Che cos'è l'overhead e come si calcola?

Nei conti aziendali, l'overhead indica le spese generali che non si collegano direttamente a un prodotto o a un servizio. Sapere come trattare i costi indiretti aiuta a leggere la redditività e a fissare prezzi sostenibili. In questa guida, vedremo che cosa significa, come stimarlo con vari metodi e quali errori evitare.

L'overhead raggruppa spese generali non legate a singole unità. Si calcola scegliendo una base di allocazione coerente, stimando un tasso e applicandolo ai costi diretti. Esempi numerici, criteri, KPI e suggerimenti operativi aiutano a migliorare prezzi, marginalità e decisioni di make or buy.

Qual è la definizione di overhead?

In ambito gestionale, l'overhead è l'insieme delle spese generali sostenute per far funzionare l’organizzazione: uffici, IT, manutenzioni, affitti, assicurazioni, utilities, amministrazione. Non “tocca” il prodotto in modo diretto, ma lo rende possibile; per questo si parla di costi di esercizio o costi indiretti. Una definizione economica corrente lo classifica come oneri non imputabili a un’unità produttiva specifica, da ripartire con criteri oggettivi tra prodotti, commesse o centri di costo.

Si possono distinguere: overhead di produzione (impianti e qualità), overhead commerciale (marketing, vendite) e overhead amministrativo (contabilità, HR). Separarli migliora l’analisi per canale o linea di prodotto.

La misurazione spesso inizia dal bilancio gestionale, riclassificando i conti in classi omogenee e collegandoli a centri di costo. L’obiettivo è rilevare in modo sistematico i driver, così che la ripartizione sia tracciabile e ripetibile.

Qual è la differenza tra costi indiretti e diretti?

I costi diretti variano con la quantità e si attribuiscono senza ambiguità a un oggetto di costo (per esempio, materie prime e ore di lavorazione per una commessa). I costi indiretti sono condivisi tra più attività (logistica interna, controllo qualità, struttura commerciale) e richiedono un criterio per essere distribuiti in modo equo e coerente.

Come scegliere la base di allocazione?

Per imputare l’overhead serve una base di allocazione che rifletta il consumo di risorse. La scelta della base di allocazione incide sul prezzo e sui margini: per questo va motivata, misurabile e stabile nel tempo.

• Ore di manodopera diretta. Se il lavoro umano guida i processi, usare le ore lavorate è naturale. È semplice da misurare e comunicare, ma può penalizzare linee altamente automatizzate.
• Ore macchina. Adatta a contesti con alta automazione. Collega l’overhead all’utilizzo degli impianti, ma richiede registrazioni affidabili e un piano dei fermi.
• Materiali diretti. Quando la complessità cresce con il valore dei materiali, ripartire per costo dei materiali può essere efficiente. Attenzione a non sovraccaricare prodotti leggeri ma costosi.
• Unità prodotte. È il criterio più intuitivo: si divide l’overhead per i pezzi. Funziona solo se i prodotti sono omogenei per fabbisogno di risorse.
• Fatturato o prezzo di vendita. Utile in servizi e attività commerciali. Tuttavia lega la ripartizione alla strategia di prezzo, non al consumo di risorse: usalo con prudenza.
• Numero di ordini/commesse. Buono dove la gestione documentale assorbe molte energie. Può indurre comportamenti opportunistici (accorpamenti artificiosi) se non è presidiato da regole.
• Metri quadri occupati. Indicatori fisici servono in funzioni di supporto (magazzino, uffici). Curare il censimento degli spazi e aggiornare i piani quando cambiano layout.

Qualunque sia il criterio, verifica campioni reali e confronta risultati con alternative: piccole differenze possono cambiare i prezzi di listino o la scelta del mix. Cambia base solo quando muta il modello operativo o quando test oggettivi mostrano distorsioni rilevanti.

Passaggi chiave per calcolare

• Definisci l'obiettivo del calcolo.
• Raccogli i costi indiretti per periodo.
• Scegli una base di allocazione coerente.
• Calcola il tasso di overhead.
• Applica il tasso ai costi diretti.
• Verifica risultati e aggiorna ipotesi.

Qual è il tasso di overhead e come si usa?

Il tasso di overhead è il rapporto tra costi indiretti complessivi di un periodo e la quantità della base scelta nello stesso periodo. In forma compatta: tasso di overhead = costi indiretti / base. Questo tasso si applica ai costi diretti o alle unità per stimare l’ammontare di spese generali da attribuire a ogni oggetto di costo.

Esempio. Se in un trimestre i costi indiretti di produzione sono 120.000 € e le ore macchina sono 6.000, il tasso di overhead è 20 €/ora macchina. In molte contabilità industriali, i costi così imputati confluiscono nel costo del venduto e, se riguardano rimanenze, nel valore di magazzino in linea con OIC 13.

In pratica, molte aziende usano un tasso predeterminato all’inizio dell’anno, basato su budget di costi indiretti e volumi attesi; a fine periodo si calcola lo scostamento tra overhead applicato e overhead reale. Questo scostamento va analizzato e, se significativo, riassorbito con rettifiche o aggiornando le ipotesi.

Consigli di calcolo

Preferisci misure tracciate dai sistemi (ERP, MES). Evita mesi anomali scegliendo periodi rappresentativi. Mantieni separati overhead produttivo e non produttivo per analisi più utili.

Esempio per produzione in serie

Un’azienda produce due varianti dello stesso articolo. Base: ore macchina. Tasso = 20 €/ora. Prodotto A usa 1,5 ore, prodotto B 0,5 ore. L’overhead imputato è 30 € per A e 10 € per B. Se i costi diretti sono 50 € per A e 20 € per B, i costi pieni diventano 80 € e 30 €. Confrontando con il prezzo, si verifica la marginalità.

Esempio per commessa

In un’officina su commessa la base è il tempo uomo. Costi indiretti del mese: 45.000 €. Ore di manodopera registrate: 3.000. Tasso = 15 €/ora. Una commessa con 40 ore assorbe 600 € di overhead oltre a materiali e lavorazioni esterne. Questo aiuta a preventivare e a evitare sottocosti ricorrenti.

Come ridurre l'overhead senza rischi?

Ridurre l’overhead non significa tagliare a caso: occorre capire dove si crea valore e dove si disperde. Alcune mosse tipiche riducono sprechi senza compromettere la qualità.

• Snellire i processi. Mappare i flussi, eliminare passaggi ridondanti, digitalizzare moduli. Spesso pochi cambiamenti liberano capacità senza investimenti.
• Consolidare fornitori e abbonamenti. Ridurre duplicazioni in software, consulenze, servizi. Negoziando volumi, si ottengono sconti e una gestione più semplice.
• Gestire layout e spazi. Riorganizzare magazzini e uffici per ridurre spostamenti e affitti. Misurare i metri quadri per centro di costo aiuta a ripartire e ottimizzare.
• Standardizzare e automatizzare. Checklist, modelli, RPA dove ha senso. L’automazione libera tempo per attività a maggior valore.
• Migliorare la manutenzione. Piani preventivi riducono fermi e straordinari. La manutenzione predittiva stabilizza i carichi di lavoro.
• Rivedere il mix make or buy. Outsourcing selettivo su attività non core può ridurre l’overhead, ma va valutato il rischio di dipendenza e di qualità.

Quali KPI monitorare?

Per tenere sotto controllo l’overhead servono indicatori chiari, frequenti e confrontabili. Alcuni KPI aiutano a cogliere trend e ad agire per tempo.

• Tasso di overhead su base scelta (% o €/unità). Misura l’intensità delle spese generali e segnala derive operative.
• Quota overhead su ricavi (%). Mostra quanto pesa la struttura; utile per confronti tra business unit.
• Costi indiretti per ordine/commessa. Evidenzia carichi amministrativi anomali o inefficienze nei flussi.
• Overhead per metro quadro/utente. Indica l’efficienza dell’uso degli spazi e dei servizi di supporto.
• Scostamento budget vs. consuntivo. Collega le decisioni gestionali ai risultati, favorendo responsabilizzazione.

Controlli e governance

Documenta criteri, versioni del tasso di overhead e perimetri dei costi. Condividi le regole con le funzioni interessate e rivedile periodicamente per garantire coerenza nel tempo.

Domande frequenti

In sintesi operativa

• L’overhead sono spese generali da allocare con criteri oggettivi.
• La base di allocazione deve riflettere il consumo di risorse.
• Tasso di overhead = costi indiretti / base misurata.
• Esempi numerici aiutano a testare prezzi e marginalità.
• Riduzione e KPI richiedono misure stabili e revisioni periodiche.

Comprendere e misurare l’overhead rende più affidabili preventivi, consuntivi e decisioni operative. Evitando approcci “a percentuale” non motivati e stabilendo criteri stabili, si ottengono numeri più solidi per confronti tra prodotti, clienti e canali.

Prendere l’abitudine di testare basi alternative, documentare ipotesi e monitorare scostamenti aiuta a migliorare la disciplina economica senza irrigidire l’organizzazione. È un lavoro graduale: piccoli passi ben misurati portano a risultati duraturi.