De nos jours, il est de plus en plus courant de recevoir de nombreux courriels tout au long de la journée. Que vous soyez en vacances, en congé maladie ou tout simplement indisponible, il est important d’informer vos contacts de votre absence afin qu’ils ne s’inquiètent pas de votre silence. Heureusement, Outlook propose une fonctionnalité de réponse automatique qui vous permet de configurer des réponses personnalisées pour informer les expéditeurs de votre absence ou de votre indisponibilité. Dans cet article, nous vous expliquerons comment configurer facilement une réponse automatique sur Outlook.

Étape 1 : Ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier

Pour configurer une réponse automatique sur Outlook, ouvrez tout d’abord le logiciel et cliquez sur l’onglet « Fichier » dans la barre de navigation en haut de l’écran. Cela affichera un menu déroulant avec plusieurs options.

Étape 2 : Accédez aux paramètres de la boîte de réception automatique

Dans le menu déroulant, cliquez sur « Réponses automatiques » ou « Réponses automatiques pour l’absence du bureau », selon la version d’Outlook que vous utilisez. Ceci ouvrira une nouvelle fenêtre avec les options de configuration pour vos réponses automatiques.

Étape 3 : Configurez la réponse automatique pour les expéditeurs internes

Outlook vous permet de configurer une réponse automatique différente pour les expéditeurs internes et externes. Commencez par cliquer sur l’onglet « Envoyer des réponses automatiques » dans la nouvelle fenêtre. Cochez ensuite la case « Envoyer des réponses automatiques » pour activer la fonctionnalité. Ensuite, saisissez le message que vous souhaitez envoyer aux expéditeurs internes dans la boîte de texte prévue à cet effet.

Étape 4 : Configurez la réponse automatique pour les expéditeurs externes

Pour configurer la réponse automatique pour les expéditeurs externes, cliquez sur l’onglet « En dehors de l’organisation » dans la fenêtre de configuration des réponses automatiques. Cochez la case « Envoyer des réponses automatiques » et saisissez le message souhaité dans la boîte de texte prévue à cet effet.

Étape 5 : Définissez la durée de votre réponse automatique

Outlook vous permet de choisir la durée pendant laquelle votre réponse sera automatiquement envoyée. Dans les options de configuration des réponses automatiques, vous pouvez spécifier une date de début et une date de fin pour votre réponse automatique. Vous pouvez également choisir de définir une réponse automatique permanente si vous le souhaitez.

Étape 6 : Enregistrez vos paramètres

Une fois que vous avez configuré vos réponses automatiques, cliquez sur le bouton « OK » pour enregistrer vos paramètres. Vos réponses automatiques seront maintenant actives et seront envoyées aux expéditeurs en fonction des informations que vous avez fournies.

La fonctionnalité de réponse automatique d’Outlook est un outil très utile pour informer vos contacts de votre absence ou indisponibilité. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pourrez configurer facilement une réponse automatique sur Outlook et vous assurer que vos expéditeurs sont informés de votre situation. N’oubliez pas de désactiver vos réponses automatiques une fois que vous êtes de retour !

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