A mala direta é uma ferramenta muito útil para empresas e profissionais que desejam enviar correspondências personalizadas para um grande número de destinatários. E uma forma rápida e eficiente de manter o contato com clientes, fornecedores, colaboradores, entre outros. Uma das maneiras de criar uma mala direta é utilizando o Microsoft Excel, que permite realizar essa tarefa de forma simples e prática. A seguir, vamos explicar o passo a passo de como criar uma mala direta no Excel. Primeiro, é necessário ter um documento do Excel com as informações dos destinatários da mala direta. Esse documento deve conter as colunas com os dados que serão utilizados, como nome, endereço, cidade, estado, CEP, entre outros. Certifique-se de que cada coluna possua um título descritivo na primeira linha. No documento do Excel, selecione todas as células com os dados dos destinatários, incluindo a linha com os títulos das colunas. Isso pode ser feito clicando na célula no canto superior esquerdo e arrastando o cursor até a última célula com os dados. Com as células selecionadas, vá até a guia "Dados" na barra de ferramentas do Excel e clique em "Texto para colunas". Uma nova janela será aberta.

Na janela "Texto para colunas", selecione a opção "Delimitados" e clique em "Avançar".

Na próxima tela, marque a opção "Tabulação" e clique em "Avançar". Se os dados estiverem separados por vírgulas, ponto-e-vírgula ou outro caractere, selecione a opção correspondente. Nessa mesma tela, você pode selecionar o formato das células que receberão os dados. Selecione o formato "Texto" para manter a formatação original. Clique em "Concluir" para finalizar o processo de separação dos dados em colunas. Agora que os dados estão separados em colunas, é preciso criar o modelo da mala direta. Crie um documento do Word e digite o conteúdo da mensagem, incluindo as variáveis que serão substituídas pelos dados dos destinatários. Por exemplo, para incluir o nome do destinatário, digite "<>" onde deseja que o nome apareça na mensagem. Em seguida, vá até a guia "Mailings" no Word e clique em "Iniciar Mala Direta". Selecione a opção "Cartas".

Na guia "Iniciar Mala Direta", clique em "Selecionar Destinatários" e escolha a opção "Usar uma lista existente".

Navegue até o documento do Excel com os dados dos destinatários e selecione o arquivo. Uma janela irá abrir com a planilha do Excel.

Na janela do Excel, selecione a tabela com os dados dos destinatários e clique em "OK".

De volta ao Word, você verá que as variáveis no documento foram substituídas pelos dados dos destinatários.

Antes de imprimir ou enviar a mala direta, você pode visualizar como ela irá ficar para cada destinatário. Para fazer isso, vá até a guia "Mailings" e clique em "Visualizar Resultados". Se tudo estiver correto, você pode imprimir as cartas ou enviar por e-mail, selecionando a opção correspondente na guia "Mailings". Pronto! Agora você sabe como criar uma mala direta no Excel. Essa é uma ótima maneira de personalizar correspondências para um grande número de destinatários de forma rápida e eficiente, mantendo um contato próximo e direto com seu público. Utilize essa técnica para fortalecer seus relacionamentos profissionais e melhorar seus resultados.
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