Arquivar emails é uma prática essencial para manter sua caixa de entrada organizada e garantir que você encontre facilmente as mensagens relevantes quando precisar delas. O Microsoft Outlook oferece diversas maneiras de arquivar seus emails de forma eficiente. Neste guia completo, passo a passo, mostraremos como realizar essa tarefa de maneira simples e rápida. Vamos lá!

Passo 1: Criar uma pasta de arquivamento

Antes de começar a arquivar seus emails, é importante criar uma pasta especial para armazená-los. Siga o passo a passo abaixo:

  • No Outlook, vá para a guia "Pasta" no menu superior;
  • Clique em "Nova pasta";
  • Escolha um nome para a pasta de arquivamento, por exemplo, "Arquivo";
  • Selecione a pasta raiz onde deseja criar a pasta de arquivamento;
  • Clique em "OK" para criar a pasta.

Agora que você criou a pasta de arquivamento, podemos prosseguir para o próximo passo.

Passo 2: Arquivar emails manualmente

Uma maneira simples de arquivar seus emails no Outlook é fazer isso manualmente. Siga as etapas abaixo:

  • Na sua caixa de entrada, selecione os emails que deseja arquivar;
  • Clique com o botão direito do mouse nos emails selecionados;
  • No menu suspenso, escolha a opção "Mover";
  • Selecione a pasta de arquivamento que você criou anteriormente;
  • Os emails selecionados serão movidos para a pasta de arquivamento.

Essa é uma forma rápida e eficiente de arquivar manualmente seus emails. No entanto, se você recebe uma grande quantidade de mensagens todos os dias, pode ser cansativo realizar esse processo manualmente para cada email. Nesse caso, você pode configurar regras automatizadas para arquivar seus emails automaticamente. Vamos ver como fazer isso.

Passo 3: Configurar regras de arquivamento automáticas

O Outlook permite que você configure regras automatizadas para arquivar seus emails com base em critérios específicos. Siga as etapas abaixo para configurar uma regra de arquivamento:

  • No Outlook, vá para a guia "Arquivo" no menu superior;
  • Clique em "Opções";
  • Na janela de opções, selecione "Central de Gerenciamento de Regras e Alertas";
  • Clique em "Nova Regra";
  • Selecione o tipo de regra que deseja criar, por exemplo, "Mover mensagens com um assunto específico";
  • Defina os critérios da regra, por exemplo, o assunto ou o remetente do email;
  • Escolha a ação de mover a mensagem para a pasta de arquivamento;
  • Finalize a criação da regra e clique em "OK".

A partir de agora, o Outlook irá aplicar automaticamente as regras de arquivamento aos seus emails, movendo-os para a pasta de arquivamento de acordo com os critérios definidos por você.

Arquivar emails no Outlook é uma prática importante para manter sua caixa de entrada organizada e garantir uma melhor produtividade no seu dia a dia. Neste guia, mostramos como criar uma pasta de arquivamento, arquivar manualmente seus emails e configurar regras automatizadas para arquivamento. Siga essas dicas e aproveite os benefícios de uma caixa de entrada mais organizada e eficiente!

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