La Riunione

È importante che venga organizzata con cura, perché potrebbe rivelarsi una perdita di tempo se non vien gestita in modo corretto. Per questo motivo, ci sono alcune regole da seguire per rendere efficace ogni riunione.

La prima cosa da fare è stabilire uno scopo chiaro per la riunione. Ciò significa che dovresti preparare un ordine del giorno, cioè un elenco di argomenti che verranno trattati durante la riunione. Questo ti aiuterà a mantenere l’incontro organizzato e a non discostarsi dal tema principale.

Dovresti anche considerare le persone che parteciperanno alla riunione. Invia l’invito almeno due giorni prima dell’incontro e assicurati che tutti siano disponibili a partecipare. Se ci saranno assenti importanti, potrebbe essere meglio riprogrammare la riunione in un momento più adatto.

Durante la riunione, è importante che tu sia questo presente e che limiti ogni interferenza esterna. Ciò significa che dovresti spegnere il telefono e la posta elettronica e assicurarti che gli altri partecipanti facciano lo stesso.

Inoltre, la durata della riunione dovrebbe essere ben pianificata. Non dovrebbe essere né troppo breve né troppo lunga. Di norma, un’ora è sufficiente per discutere degli argomenti più importanti. Se le informazioni sono troppo complicate, tuttavia, potrebbe essere necessario pianificare più di una riunione, ma fai attenzione a non rendere la riunione troppo noiosa, perché potrebbe far perdere l’attenzione dei partecipanti.

Presiedere la riunione è un compito importante. Se tu hai il ruolo di presidente, devi assicurarti di mantenere i partecipanti ordinati e di rimanere sul tema principale. Dovresti anche incoraggiare tutti i partecipanti a parlare e a esprimere le loro opinioni. Ciò non solo aumenterà l’interesse della riunione, ma anche cambierà l’atteggiamento dei partecipanti, perché sentiranno che la loro opinione conta.

Infine, alla fine della riunione, dovresti inviare un’agenda con il riassunto dei punti salienti della riunione ai partecipanti. Questo aiuterà a mantenere tutti informati e a ricordare ciò che è stato discusso.

In conclusione, la riunione è un evento di lavoro importante che richiede una pianificazione accurata e la presenza di tutti i partecipanti. Avere un ordine del giorno chiaro e limitare le distrazioni aiuterà a mantenere la riunione organizzata e i partecipanti concentrati sull’argomento principale. Il presidente dovrebbe incoraggiare tutti a partecipare, assicurandosi che gli errori e gli accorgimenti siano presi in considerazione come parte del processo di miglioramento. Infine, la distribuzione dell’agenda della riunione ai partecipanti aumenterà le loro conoscenze, permettendo loro di cogliere al volo le informazioni cruciali e di ricordare i progressi fatti in seguito alla riunione.