La conservazione delle fatture è un aspetto fondamentale per le aziende, indipendentemente dal settore in cui operano. Con l’introduzione delle fatture elettroniche, è importante capire quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo. In questo articolo approfondiremo l’argomento e forniremo tutte le informazioni necessarie.

Quali sono i documenti da conservare?

Con la fatturazione elettronica, i documenti che devono essere conservati sono principalmente:

  • Le fatture emesse
  • Le fatture ricevute
  • Le ricevute di consegna dei beni o dei servizi
  • Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
  • Eventuali documenti annessi alle fatture (contratti, preventivi, ecc.)

È fondamentale conservare anche gli eventuali documenti di supporto che comprovano le informazioni riportate nelle fatture, come ad esempio i contratti di fornitura o di prestazione di servizi.

Per quanto tempo devono essere conservati i documenti?

La legge prevede che i documenti fiscali e contabili, comprese le fatture elettroniche, debbano essere conservati per un periodo minimo di 10 anni. Questo periodo decorre dalla fine dell’anno in cui è stata emessa l’ultima fattura o ricevuta.

È importante tenere presente che questa conservazione deve essere effettuata in modo sicuro e accessibile, in modo da poter fornire i documenti richiesti in caso di controlli da parte delle autorità competenti.

Come conservare in modo sicuro le fatture elettroniche?

Per conservare le fatture elettroniche in modo sicuro, esistono differenti soluzioni tecnologiche. È possibile conservare le fatture sul proprio sistema informatico, utilizzando software appositi che garantiscono l’integrità e la protezione dei documenti.

È anche possibile affidare la conservazione delle fatture a un conservatore accreditato, sia in modo fisico che tramite il cloud. Queste società specializzate offrono servizi di archiviazione dei documenti, garantendo la loro sicurezza e la conformità alle norme di legge.

Cosa succede in caso di perdita o danneggiamento dei documenti?

In caso di perdita o danneggiamento dei documenti, è importante essere pronti ad affrontare la situazione. Se le fatture sono conservate in modo digitale, è possibile riottenere una copia dai backup o dai database aziendali.

Se, invece, le fatture sono conservate da un conservatore accreditato, è possibile richiedere una copia dei documenti persi o danneggiati.

La conservazione delle fatture elettroniche è un’attività fondamentale per tutte le aziende. Conoscere quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo è importante per rispettare le norme di legge e per essere pronti in caso di controlli.

Ricordate sempre di conservare i documenti in modo sicuro e accessibile, utilizzando soluzioni tecnologiche adeguate o affidandosi a professionisti del settore.

Se avete dubbi o domande sulla conservazione delle fatture elettroniche, non esitate a contattarci. Siamo qui per aiutarvi!

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