Molte volte, nel corso del nostro lavoro, ci troviamo a dover prendere decisioni importanti al telefono. Che si tratti di accordi commerciali, incontri o risoluzione di problemi, la comunicazione telefonica può essere estremamente efficace. Tuttavia, è fondamentale confermare gli accordi stabiliti durante il colloquio telefonico per evitare fraintendimenti o malintesi.

Perché è importante confermare gli accordi?

Confermare gli accordi stabiliti al telefono è essenziale per diverse ragioni:

  • Prevenire fraintendimenti – La comunicazione verbale può essere soggetta a interpretazioni diverse. Confermare gli accordi in forma scritta riduce il rischio di interpretazioni errate.
  • Creare un registro – La conferma scritta degli accordi aiuta a creare un registro ufficiale di ciò che è stato deciso, utile per eventuali verifiche future.
  • Mostrare professionalità – Una conferma scritta dimostra impegno e professionalità nei confronti degli interlocutori. Rende chiari gli impegni presi e aiuta a stabilire una relazione di fiducia.

Come confermare gli accordi?

Ecco alcuni suggerimenti su come confermare gli accordi stabiliti durante un colloquio telefonico:

  • Riassumere gli accordi principali – Inizia la tua conferma riprendendo gli accordi più importanti discussi durante la chiamata. Assicurati di includere le date, gli orari e i luoghi se appropriato.
  • Chiedi conferma – Chiedi al tuo interlocutore di confermare gli accordi riportati nella tua email o lettera.
  • Specificare i dettagli – Fornisci dettagli chiari e specifici su ciò che è stato concordato. Evita ambiguità o espressioni vaghe che potrebbero generare confusioni.
  • Aggiungi un termine per la risposta – Chiedi al destinatario di confermare la ricezione e la comprensione della tua email entro un certo termine. Questo aiuterà a evitare che la conferma rimanga in sospeso.

Esempio di conferma di accordi

Ecco un esempio di come potresti scrivere una conferma di accordi stabiliti al telefono:

Gentile [Nome del destinatario],

Sono lieto che abbiamo avuto l’opportunità di parlare al telefono oggi. Per rassicurarci entrambi e per avere un registro ufficiale degli accordi stabiliti, vorrei confermare quanto segue:

  • Incontro: Ci incontreremo giovedì 25 febbraio alle ore 14:00 presso il nostro ufficio in Via Roma, 123.
  • Problema risolto: La questione sollevata riguardante [problema] è stata risolta. Il documento richiesto sarà inviato entro venerdì.
  • Consegna: La consegna dei materiali avverrà lunedì prossimo entro le ore 10:00.

Ti prego di confermare con una breve email che hai ricevuto questa conferma e che sei d’accordo con gli accordi stabiliti.

Attendo con ansia di incontrarti la prossima settimana. Nel frattempo, non esitare a contattarmi per qualsiasi altra informazione o chiarimento.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Confermare gli accordi stabiliti durante un colloquio telefonico è un passo importante per garantire che le informazioni siano chiare e che tutte le parti abbiano una visione comune delle decisioni prese. Una buona conferma scritta può evitare malintesi e creare una solida base per una collaborazione efficace.

Prenditi sempre il tempo necessario per confermare gli accordi in modo adeguato e usa questi consigli come linea guida per creare una comunicazione chiara e professionale con i tuoi interlocutori.

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