Molte persone possono trovarsi nella situazione di dover rispondere a un’email scortese al lavoro. Potrebbe trattarsi di una mail in cui un collega, un cliente o un superiore gerarchico si esprime in modo poco cordiale, magari usando parole taglienti o toni aggressivi. In questi casi, è importante mantenere la calma e rispondere in modo professionale e assertivo. Ecco alcuni consigli per farlo al meglio.

Prima di tutto, è importante leggere l’email con attenzione e cercare di cogliere le ragioni alla base di una possibile mancanza di cortesia nella comunicazione. Potrebbe essere che il mittente si senta frustrato o arrabbiato per un motivo specifico e che la sua mail rifletta semplicemente il suo stato d’animo. In questo caso, è importante cercare di comprendere queste ragioni e di rispondere in modo rispettoso e con una certa dose di empatia. Se invece l’email è del tutto immotivata e scortese, è comunque importante evitare di reagire in modo impulsivo.

In secondo luogo, è fondamentale mantenere un tono professionale nella propria risposta. Anche se il mittente ha usato un linguaggio offensivo o aggressivo, non bisogna mai scendere al suo livello. È importante invece rispondere con un linguaggio formale e cortese, dimostrando il proprio rispetto per il mittente e la sua posizione.

Un buon modo per farlo è di iniziare la mail con un saluto cortese e poi esprimere il proprio dispiacere per il contenuto della mail. Si può ad esempio scrivere “Gentile Signor/Sig.ra, ho letto con attenzione la sua mail e sono spiacente di apprendere che si sia sentito/a in questo modo”. Questo sarà un modo per dimostrare rispetto per il mittente e per la sua opinione, senza però sottostare alla sua aggressività.

Una volta espressa la propria dispiacenza, è possibile rispondere alle questioni sollevate dall’email in modo chiaro e preciso, evitando di cadere nella trappola di una discussione emotiva. Bisogna cercare invece di mantenere il focus sulla questione in sé, fornendo risposte esaustive e dettagliate per soddisfare le richieste del mittente. È importante evitare di usare un linguaggio difensivo, ma essere assertivi e sicuri delle proprie risposte.

Infine, è possibile chiudere la mail in modo cordiale e aperto, invitando il mittente a proseguire la conversazione qualora ci siano ulteriori questioni da affrontare. Ad esempio, si può scrivere “Confido di aver risposto alle sue necessità. Se ci sono ulteriori questioni che dovremmo affrontare, non esiti a contattarmi di nuovo. Cordiali saluti”.

In conclusione, rispondere a un’email scortese al lavoro richiede una certa dose di pazienza, rispetto e assertività. Non bisogna mai cadere nella trappola di una discussione emotiva o di una reazione impulsiva, ma mantenere un linguaggio professionale e cortese per rispettare il mittente e per ottenere il risultato desiderato. Seguendo questi consigli, sarà possibile affrontare qualsiasi situazione con dignità e rispetto.

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