Comment terminer un e-mail nécessitant une réponse

Lorsque vous envoyez un e-mail qui nécessite une réponse, il est important de terminer votre message de manière appropriée afin d'encourager la personne à vous répondre. La façon dont vous vous adressez à votre destinataire et la formulation de votre demande peuvent avoir un impact significatif sur la probabilité d'obtenir une réponse rapide et utile. Dans cet article, nous vous donnons des conseils sur la meilleure façon de terminer un e-mail nécessitant une réponse, ainsi que quelques exemples de questions et de réponses pertinentes.

Utilisez une formule de politesse appropriée

La formule de politesse utilisée pour terminer votre e-mail peut faire la différence dans la façon dont votre demande est reçue. Assurez-vous d'utiliser une formule adaptée au niveau de formalité de votre correspondance. Par exemple, si vous écrivez à un collègue ou à un ami proche, vous pouvez utiliser une formule moins formelle comme "Bien à toi" ou "À bientôt". En revanche, si vous écrivez à un client ou à votre supérieur hiérarchique, il est préférable d'utiliser une formule plus formelle comme "Cordialement" ou "Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées".

Rappeler le délai de réponse souhaité

Si vous avez besoin d'une réponse rapide, il est utile de rappeler cela à votre destinataire dans votre e-mail. Vous pouvez inclure une phrase telle que Je vous serais reconnaissant(e) de me répondre dans les plus brefs délais ou Pourriez-vous me faire part de votre réponse avant vendredi ?" Cela montre que vous appréciez leur temps et que vous souhaitez obtenir une réponse rapide.

Posez des questions spécifiques et nécessitant une réponse

Pour augmenter les chances que votre destinataire réponde à votre e-mail, posez des questions spécifiques qui nécessitent une réponse précise. Évitez les questions ouvertes qui ne donnent pas de directives claires à votre destinataire. Par exemple, au lieu de demander Qu'en pensez-vous ?", vous pouvez demander "Quelle est votre opinion sur telle ou telle question ?" ou "Quelle est votre recommandation pour résoudre ce problème ?"

Fournir les informations nécessaires

Assurez-vous de fournir toutes les informations nécessaires pour que votre destinataire puisse répondre à votre e-mail de manière appropriée. Cela peut inclure des informations de contact supplémentaires, des liens vers des documents ou des ressources pertinents, ou même des instructions détaillées sur ce que vous attendez de leur part. Plus vous pouvez rendre le processus de réponse facile et fluide, plus vous avez de chances d'obtenir une réponse rapide et précise. Exemples de questions et de réponses pertinentes :

Quels sont les détails de notre prochaine réunion ?

" "La prochaine réunion aura lieu le mardi 15 juin à 10h dans la salle de conférence B. Voici l'ordre du jour préliminaire pour la réunion : [insérer l'ordre du jour]. Merci de confirmer votre présence."

Quelle est votre disponibilité pour une réunion la semaine prochaine ?

" "Je suis disponible le lundi matin de 9h à 10h, le mardi après-midi de 14h à 15h et le jeudi toute la journée. Faites-moi savoir quel créneau vous convient le mieux."

Quelle est votre réaction à la proposition que nous avons présentée lors de la réunion d'hier ?

" Je pense que la proposition est prometteuse et répond à nos besoins. Cependant, j'aimerais discuter de quelques modifications avec vous. Êtes-vous disponible pour en discuter lors de notre prochaine réunion ?" En conclusion, terminer un e-mail nécessitant une réponse nécessite de l'attention et de la réflexion. Utilisez une formule de politesse appropriée en fonction du niveau de formalité, rappelez le délai de réponse souhaité, posez des questions spécifiques et fournissez les informations nécessaires. En suivant ces conseils, vous augmenterez vos chances d'obtenir une réponse rapide et utile à votre e-mail.