De nos jours, la plupart des entreprises et des organisations envisagent sérieusement d’adopter une signature électronique pour faciliter leurs processus de signature de documents. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’économiser de l’argent en réduisant l’utilisation de papier. Si vous souhaitez obtenir une signature électronique pour votre entreprise, voici les étapes à suivre :

Étape 1 : Choisissez un fournisseur de signature électronique

La première étape pour obtenir une signature électronique est de choisir un fournisseur de confiance. Il existe de nombreux fournisseurs sur le marché, mais assurez-vous de vérifier leur réputation, la sécurité de leurs systèmes et leur conformité aux lois et réglementations en vigueur. Certains des fournisseurs de signatures électroniques les plus populaires sont DocuSign, Adobe Sign et HelloSign.

Étape 2 : Créez un compte utilisateur

Une fois que vous avez choisi un fournisseur, rendez-vous sur leur site web et créez un compte utilisateur. Vous devrez fournir des informations telles que votre nom, votre adresse e-mail et vos coordonnées. Certains fournisseurs peuvent également exiger une vérification d’identité pour des raisons de sécurité.

Étape 3 : Téléchargez les documents à signer

Après avoir créé votre compte, vous pouvez télécharger les documents que vous souhaitez faire signer électroniquement. Il peut s’agir de contrats, d’accords, de formulaires ou de tout autre type de document nécessitant une signature.

Étape 4 : Personnalisez les options de signature

Une fois les documents téléchargés, vous aurez la possibilité de personnaliser les options de signature. Vous pouvez définir l’emplacement de la signature, ajouter des champs supplémentaires pour les noms, les dates ou les initiales, et même ajouter un texte explicatif pour guider les signataires.

Étape 5 : Envoyez les documents aux signataires

Lorsque vous avez terminé la personnalisation, vous pouvez envoyer les documents aux personnes qui doivent les signer. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires et spécifier l’ordre de signature si nécessaire. Les signataires recevront un e-mail avec un lien vers les documents à signer.

Étape 6 : Suivez l’état des signatures

Une fois les documents envoyés, vous pouvez suivre l’état des signatures en temps réel. Vous saurez qui a déjà signé, qui n’a pas encore signé et vous recevrez des notifications par e-mail à chaque étape du processus.

Étape 7 : Archivez les documents signés

Une fois que tous les signataires ont apposé leur signature électronique, vous pouvez télécharger les documents signés et les archiver dans un endroit sûr et accessible. Ils seront légalement valables et vous pourrez les consulter à tout moment si besoin est.

Obtenir une signature électronique pour votre entreprise est un excellent moyen d’améliorer l’efficacité de vos processus et de contribuer à la protection de l’environnement en réduisant l’utilisation de papier. Suivez ces étapes simples et profitez des avantages qu’offre la signature électronique.

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