Cómo contestar el teléfono en la oficina

El teléfono es una herramienta imprescindible en cualquier oficina. Es la forma más rápida y eficiente de comunicarse con clientes, proveedores, compañeros de trabajo, y cualquier otra persona que necesite contactarnos. Por eso, es fundamental saber cómo contestar el teléfono de manera adecuada, para transmitir una imagen profesional y amable a quien nos llama. Lo primero que hay que hacer al contestar el teléfono es identificar la empresa o el departamento. Por ejemplo, podemos decir “Buenos días, Departamento de Ventas de XYZ, ¿en qué puedo ayudarle?” o simplemente “XYZ, ¿en qué puedo ayudarle?”. Es importante que la persona que llama sepa que ha llegado al lugar correcto, y que se sienta atendida desde el primer momento. Otro aspecto fundamental es ser amable y cortés. Aunque tengamos mucho trabajo y estamos estresados, nunca debemos transmitir esa sensación a la persona que llama. Debemos contestar con una voz clara y amable, y mostrar interés por lo que nos dicen. Podemos utilizar frases como “¿En qué puedo ayudarle?” o “Sí, por supuesto, dígame en qué puedo colaborar”. Es importante también que seamos precisos en nuestras respuestas. Si la persona que llama nos hace una pregunta que no podemos responder de manera inmediata, debemos asegurarnos de tomar nota de su consulta y prometer que le volveremos a llamar después de consultar con el departamento correspondiente. Nada molesta más al cliente que no recibir una respuesta clara o una solución a su problema. En el caso de que la persona que llama nos pida hablar con alguien en particular, lo mejor es preguntar su nombre y el motivo de su llamada, antes de realizar la transferencia. De esta manera, podemos anotar la información y asegurarnos de que la persona que recibe la llamada tenga toda la información necesaria para atender al cliente adecuadamente. Es importante utilizar la transferencia de llamadas con moderación, y sólo en los casos en los que consideremos que es necesaria para solucionar el problema del cliente. Además, es importante evitar cualquier tipo de distracción mientras hablamos por teléfono. Debemos evitar hablar con otras personas o hacer otras tareas mientras hablamos por teléfono, ya que esto puede transmitir al cliente la sensación de que no le estamos prestando atención o de que no nos interesa su problema. Debemos demostrar atención y preocupación por cada llamada que recibimos. Finalmente, y no menos importante, es fundamental despedirse cordialmente de la persona que llama. Debemos agradecer su llamada y asegurarnos de que se siente satisfecho con la atención recibida. Podemos utilizar frases como “Gracias por llamar a XYZ, esperamos volver a atenderle pronto” o simplemente “Que tenga un buen día”. En definitiva, contestar el teléfono en la oficina requiere una serie de habilidades que van más allá de simplemente levantar el auricular. Es importante transmitir una imagen amable y profesional, y prestar atención a las necesidades del cliente en todo momento. Una buena atención telefónica puede marcar la diferencia entre un cliente satisfecho y un cliente insatisfecho.