Cómo utilizar la Impresión en Serie en Microsoft Word

La impresión en serie es una herramienta muy útil en Microsoft Word cuando se necesitan imprimir varias copias de un documento con información similar, como etiquetas para sobres, tarjetas de presentación, boletines, entre otros. Esta opción permite personalizar el contenido de cada una de las copias que se imprimen, cambiando ciertas partes del texto con los datos de cada persona o información diferente en cada una de las copias. Para utilizar la impresión en serie, es necesario tener una lista de datos previamente preparada en una hoja de cálculo o en una base de datos, con información que se desea incluir en cada una de las copias que se imprimirán, como nombres, direcciones, números de teléfono, entre otros, y es importante que esta información esté bien estructurada y ordenada para que la herramienta de Microsoft Word pueda interactuar con ella. El primer paso para utilizar la impresión en serie es crear el documento inicial, en donde se define el formato, el diseño y el contenido de las copias que se imprimirán en cadena. Por ejemplo, si se van a imprimir etiquetas para sobres, se debe definir el tamaño, la orientación y la posición de los campos de texto que se utilizarán para agregar los datos de cada destinatario. Una vez que se haya creado el formato del documento, se selecciona la opción de “Combinar Correspondencia”, que se encuentra en la pestaña “Correo” en la cinta de opciones. En la ventana que se abre, se debe seleccionar la opción “Etiquetas” y se escogen las medidas y el tipo de etiqueta que se va a utilizar. Posteriormente, se agrega el archivo que contiene la lista de datos que se utilizarán para crear las copias en serie y se mapean los campos del documento con la información de cada fila de datos que se han preparado previamente, es decir, se ajustan las etiquetas para que se llenen automáticamente con los datos de cada uno de los destinatarios. Una vez hecho esto, se puede previsualizar cómo quedará la impresión de las etiquetas para asegurarse de que todo los campos están correctamente mapeados. Si hay algún error en el mapeado, se puede ajustar manualmente, corregir la información en la lista de datos o agregar una regla para ajustar los campos automáticamente. Finalmente, se procede a imprimir las etiquetas en serie, con la opción “Combinar e imprimir” en la ventana correspondiente de la Combinación de Correspondencia. Es importante que se preste atención al número de copias que se van a imprimir y que se tenga una cantidad suficiente de etiquetas o papel para cubrir la totalidad de los destinatarios. En resumen, la impresión en serie es una herramienta que permite personalizar y automatizar el proceso de impresión de documentos con información similar, como etiquetas para sobres o boletines. Para utilizarla, es importante tener una lista de datos preparada, definir el formato del documento y mapear los campos correspondientes. La impresión en serie es una excelente opción para ahorrar tiempo y reducir errores en la impresión de documentos.