Eine Pressemitteilung ist ein wichtiges Instrument, um eine Firma oder Organisation in der Öffentlichkeit bekannt zu machen. Es ist eine einfache und kosteneffektive Methode, um Journalisten und andere Medienvertreter über Neuigkeiten und Entwicklungen zu informieren. Eine gut geschriebene Pressemitteilung kann dazu beitragen, die Medienpräsenz zu erhöhen und die Glaubwürdigkeit und den Ruf des Unternehmens zu stärken. Aber wie sendet man eine Pressemitteilung und was gilt es dabei zu beachten?

1. Zielgruppe definieren
Bevor man eine Pressemitteilung erstellt, sollte man sich über Zielgruppe und Medienvertreter im Klaren sein, die man damit ansprechen möchte. Über welche Themen berichten diese Medien normalerweise? Auf welche Schwerpunkte legen sie wert? Nur so kann man sicherstellen, dass die Pressemitteilung tatsächlich Gehör findet.

2. Struktur der Pressemitteilung
Eine gute Pressemitteilung hat eine klare Struktur. Die Überschrift sollte aussagekräftig sein und bereits die Neugierde der Leserinnen und Leser wecken. Im Teaser oder Einleitungstext müssen die wichtigsten Fakten enthalten sein. Im Haupttext sollten dann die Details folgen – wer, was, wann, wo, warum. Es sollten immer die wesentlichen Informationen in der Pressemitteilung enthalten sein, damit der Journalist später tatsächlich die nötigen Informationen hat, um daraus einen Artikel zu schreiben.

3. Sprache und Ton
Die Sprache einer Pressemitteilung sollte einfach und verständlich sein. Es sollten keine Fachbegriffe oder Jargon verwendet werden, die eventuell nur für Insider verständlich sind. Auch sollte man auf einen sachlichen Ton achten und Verkaufsargumente nur dezent einfließen lassen. Journalisten möchten möglichst unabhängig bleiben und möchten nicht den Eindruck bekommen, dass ihnen etwas „aufgeschwätzt“ werden soll.

4. Versand der Pressemitteilung
Eine Pressemitteilung kann auf verschiedene Arten verschickt werden. Zum einen kann sie per E-Mail verschickt werden, zum anderen aber auch per Post oder Fax. Bevor man eine Pressemitteilung versendet, sollte man immer sicherstellen, dass die Adresse des Empfängers korrekt sowie vollständig ist. Es ist auch ratsam, die Pressemitteilung immer mit einem persönlichen Anschreiben zu versehen.

5. Timing
Das Timing ist bei der Versendung einer Pressemitteilung entscheidend. Wenn es um aktuelle Ereignisse geht, wie beispielsweise eine Pressekonferenz oder einen Branchentreff, sollte die Pressemitteilung mindestens eine Woche vorher verschickt werden. Für allgemeinere Themen kann die Pressemitteilung auch deutlich früher verschickt werden.

6. Nachfassen
Nach einigen Tagen kann man bei den Empfängern nachfragen, ob sie die Pressemitteilung erhalten haben und ob sie eventuell weitere Informationen wünschen. Es ist jedoch wichtig, hierbei behutsam vorzugehen und nicht zu aufdringlich zu sein.

7. Follow-up
Sollte sich ein Journalist noch im Nachgang melden, um weitere Informationen oder ein Interview zu vereinbaren, ist es wichtig, schnell zu reagieren. Der Journalist hat in der Regel einen engen Zeitplan und möchte seine Arbeit schnell erledigen.

Insgesamt ist es wichtig, bei der Versendung einer Pressemitteilung auf eine klare Struktur zu achten, eine verständliche Sprache zu verwenden und sich über die Zielgruppe im Klaren zu sein. Mit etwas Geduld und Kontinuität kann man auf diese Weise dazu beitragen, das Unternehmen in der Öffentlichkeit bekannter zu machen und einen guten Ruf aufzubauen.

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