Der Erhalt elektronischer Rechnungen kann eine einfache und zeitsparende Lösung sein, um Ihren Papierkram zu reduzieren. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um eine elektronische Rechnung zu erhalten:
  • 1. Überprüfen Sie die Zustimmung des Lieferanten: Stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant elektronische Rechnungen akzeptiert und über die entsprechende Infrastruktur verfügt.
  • 2. Vereinbaren Sie die Zustellung per E-Mail: Besprechen Sie mit Ihrem Lieferanten, ob er Ihnen die Rechnung per E-Mail zusenden kann.
  • 3. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage: Bereiten Sie eine standardisierte E-Mail-Vorlage vor, die Sie an Ihren Lieferanten senden können, um eine elektronische Rechnung anzufordern. Stellen Sie sicher, dass Sie darin alle relevanten Informationen angeben, wie Ihre Kundennummer oder Bestellnummer.
  • 4. Überprüfen Sie die technischen Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Konto die Möglichkeit bietet, E-Mails mit Anhängen zu empfangen. Gewährleisten Sie außerdem, dass Sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen im PDF- oder anderen gängigen Formaten zu öffnen.
  • 5. Senden Sie die Anfrage: Senden Sie die E-Mail-Anfrage an Ihren Lieferanten und bitten Sie um eine elektronische Rechnung. Vergessen Sie nicht, höflich um eine Bestätigung zu bitten.
  • 6. Überprüfen Sie die Eingangsbestätigungen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang und sorgen Sie dafür, dass Sie die E-Mail mit der elektronischen Rechnung nicht übersehen.

Mit diesen Schritten sollten Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten zu erhalten und somit Ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie weiterhin Ihre E-Mails sorgfältig verwalten, um sicherzustellen, dass keine Rechnungen verloren gehen.

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